Các bước tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Sự kiện tri ân khách hàng là một dịp quan trọng để doanh nghiệp dành những lời cảm ơn sâu sắc đến những vị khách hàng tiềm năng và khách hàng trung thành của mình. Sự kiện tri ân khách hàng nếu thành công sẽ mang lại nhiều giá trị, lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng cường và mở rộng mối quan hệ với khách hàng, đối tác. Chính vì thế, việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng cần phải tuân theo một quy trình chuẩn và chuyên nghiệp để hạn chế những sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong xuyên suốt chương trình. Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện tri ân khách hàng theo đúng quy chuẩn. Bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo quy trình này nhé!

Cách tổ chức sự kiện tri ân khách hàng đơn giản

Bước 1. Xác định đối tượng khách mời tham gia sự kiện

Để xác định được quy mô và tính chất của sự kiện, đầu tiên doanh nghiệp phải nắm được danh sách khách mời của mình. Nắm được số lượng khách mời tham dự thì bạn mới có thể tiến hành chọn địa điểm và dự trù kinh phí. Danh sách khách mời có số lượng cụ thể và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí phát sinh.
tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Bước 2. Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề xuyên suốt sự kiện

Một sự kiện thu hút, lôi cuốn và thành công phần lớn phụ thuộc vào ý tưởng tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Sự kiện diễn ra với những mô típ cũ chắc chắn sẽ khiến khách tham dự cảm thấy nhàm chán và không thú vị. Vì thế, bạn cần có ý tưởng tổ chức sự kiện mới mẻ, độc đáo và sáng tạo. Một buổi tri ân khách hàng đặc biệt sẽ để lại trong lòng khách mời ấn tượng tốt về doanh nghiệp của bạn, và tạo được bước đệm cho mối quan hệ với khách hàng về sau.

Bước 3. Xây dựng kế hoạch cụ thể cho sự kiện:

Sau khi đã bàn bạc, thảo luận và chốt được ý tưởng, chủ đề xuyên suốt của sự kiện thì bạn cần phải xây dựng một kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Kịch bản càng cụ thể, càng chi tiết càng tốt:

  • Chủ để cho chương trình: Với ý tưởng đã lên, bạn cần xác định chủ đề mà muốn truyền tải đến khách tham dự là gì. Thông thường, đối với một buổi tri ân khách hàng thì chủ đề mà doanh nghiệp muốn gửi gắm, truyền tải đến khách tham dự đó chính là những lời cảm ơn chân thành đến những vị khách quý đã luôn ủng hộ và dõi theo sự phát triển của doanh nghiệp.
  • Địa điểm tổ chức sự kiện tri ân khách hàng: Địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc và quy mô và số lượng khách mời tham dự. Bạn nên chọn những địa điểm có vị trí giao thông thuận tiện, dễ dàng cho khách mời trong việc di chuyển và đi lại. Điều này sẽ một phần làm hài lòng những vị khách mời  khó tính của bạn đấy!
  • Thời gian tổ chức sự kiện tri ân khách hàng: Thời gian tổ chức sự kiện hợp lý nên là vào dịp cuối tuần. Đây chính là khoảng thời gian thích hợp để tất cả khách mời của bạn có thể tham dự đầy đủ và thoải mái nhất.

cách tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Bước 4. Thực hiện theo kế hoạch đã lên:

Với một kế hoạch cụ thể và chi tiết ở phần trên, thì bây giờ bạn chỉ cần thực thi theo kế hoạch. Cần có một người dám sát tiến độ để hạn chế những phát sinh không đáng có trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.
Một số điều cần lưu ý trong bước triển khai kế hoạch:

  • Thiết kế: Vì là sự kiện tri ân khách hàng và đã xác định được ý tưởng, chủ đề. Do đó, tất cả mọi thử như thiệp mời, sân khấu, background, thư cảm ơn, quà tặng,… cần được thiết kế theo một concept thống nhất. Điều này sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
  • Thi công: Tùy vào quy mô của sự kiện mà thời gian thi công sẽ được lên kế hoạch khác nhau. Thông thường việc chuẩn bị sẽ được diễn ra từ 1 đến 2 ngày trước ngày sự kiện bắt đầu.

Bước 5. Chạy chương trình:

Quy trình của ngày diễn ra sự kiện sẽ theo thứ tự như sau:

  • Chào đón khách mời
  • Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi
  • Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo
  • Chương trình văn nghệ
  • Tặng quà
  • Rút thăm trúng thưởng
  • Tiệc
  • Tiễn khách

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về các bước tổ chức sự kiện tri ân khách hàng theo một quy trình chuẩn thường được doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, một số sự kiện tri ân khách hàng sẽ mang những tính chất khác nhau. Vì thế, có thể nhiều hơn hoặc ít đi một số bước so với quy trình trên.

Scroll to Top