Cách tạo ra ý tưởng tổ chức sự kiện có ý nghĩa

Để sự kiện được thành hình thì ý tưởng là một yếu tố hết sức quan trọng. Đây cũng chính là công việc quan trọng nhất toàn bộ một quy trình để tổ chức một sự kiện thành công vì ý tưởng chỉ dẫn cụ thể cho nhà tổ chức sự kiện triển khai và đáp ứng được yêu cầu của các bên. Một sự kiện thành công cần một ý tưởng tốt đủ các yếu tố gồm sự độc đáo, mới mẻ, ấn tượng và khả thi.

1> Sáng tạo ý tưởng sự kiện trước tiên là nhiệm vụ cá nhân

Một công cụ rất vô cùng hiệu quả trong công việc sáng tạo chính là mô hình 5Ws. 5Ws đây tượng trưng cho 5 chữ cái đầu tiên cho mỗi từ nghi vấn trong tiếng Anh (Why, Who, When, Where và What).

Why: Lý do để tổ chức sự kiện

Khi cần tổ chức một sự kiện, ta phải hiểu rõ được tại sao phải tổ chức. Các mục đích để tổ chức sự kiện thường là: tăng độ hiểu biết về thương hiệu; gia tăng doanh thu; củng cố sự hiểu biết về văn hóa cộng đồng; đánh dấu một cột mốc quan trọng; ngày lễ của một quốc gia hay khu vực; nhằm tạo ra một sân chơi thể thao cạnh tranh; thu hút khách hàng hay một sản phẩm mới được ra mắt.
Nếu nắm rõ được mục đích tổ chức sự kiện thì việc xác định loại hình trở nên đơn giản hơn. Việc làm rõ lý do cần được thực hiện ngay từ đầu vì nó giúp nhà tổ chức định hình giải pháp để đạt mục tiêu. Bất cứ việc gì cũng trở nên lãng phí khi không rõ ràng mục tiêu phải không?

Who: Người tham gia và liên quan tới sự kiện này

Đây bao gồm cả người tổ chức lẫn người tham dự hay truyền thông. Ngoài ra, yếu tố con người cũng có cả đối tượng mà sự kiện hướng đến. Cơ sở vận động tài trợ được hình thành sau khi xác định chính xác phần Who này. Lý do là vì nhà tài trợ cần biết chính xác họ bỏ tiền vào đâu, làm được gì.

When: Thời gian sự kiện được tổ chức

Chúng ta cần phải nắm rõ được thời gian bao lâu để nghiên cứu và lên kế hoạch; khán giả sẽ thích hợp với thời gian nào; thời tiết vào thời điểm đó có thuận lợi hay không. Thực sự rất cần có một sự chuẩn bị chu đáo từ khâu tổ chức.

Where: Địa điểm

Sau yếu tổ thời gian thì ta cần quan tâm đến yếu tố về địa điểm sự kiện được diễn ra. Nơi tổ chức cần đạt sự cân bằng giữa nhu cầu của nhà tổ chức, sự tiện lợi của khán giả và chi phí. Ứng với mỗi mục đích sự kiện, ta có một địa điểm phù hợp để hài hòa các yếu tố trên. Ngoài ra, sự kiện tổ chức ở nơi hợp lý cũng mang đến ấn tượng khó phai cho khán giả.

What: Ta phải làm gì để sự kiện diễn ra

Ý tưởng tổ chức sự kiện được hình thành từ cái tên. Bằng tên sự kiện hấp dẫn có thể thu hút nhiều khán giả và truyền thông và ngược lại. Có nhiều cách đặt tên chứ không nhất thiết phải sáng tạo ra thứ gì đó mới mẻ. Ta có thể chọn tên gắn với mục đích sự kiện; tên gắn với địa danh; tên sự kiện gắn liền với thông điệp. bên tổ chức sự kiện cần trả lời rõ ràng được một số câu hỏi như: 

  • sự kiện có sự khác biệt chưa?
  • đã có đủ sức hấp dẫn chưa?
  • có gây ấn tượng hay dễ nhớ không?
  • phù hợp không?
  • có thể dùng lại được hay không?


Ý tưởng tố chức sự kiện sẽ dần hình thành sau khi bạn thực hiện mô hình 5Ws
Sau cái tên ấn tượng, bên tổ chức cần nắm rõ được chủ đề sự kiện là gì? Nguồn lực nào? Thực hiện tiếp thị, truyền thông gì để thu hút? Chúng ta sẽ thấy lại một số câu trả lời cho các yếu tố bên trên. Do đó What mới được xác định vào cuối trong mô hình 5Ws đối với việc lên ý tưởng cho sự kiện.

Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện cùng một đội ngũ tuyệt vời

Sau khi mỗi cá nhân đã nắm rõ được nhiều câu trả lời từ mô hình 5Ws trên, một đội cần ngồi lại với nhau, giao thoa và dung hòa những ý tưởng táo bạo lại thành một ý tưởng thăng hoa nhất. Đừng bó sót bất kỳ ý tưởng của bất cứ ai vì đó chính là chất xám, nỗ lực và tâm huyết của họ cho một sự kiện thành công. Và quan trọng nhất là cần một người lãnh đạo khai thác được tối ưu và tổng hợp, dàn xếp ổn thỏa.
Theo quán tính, chúng ta luôn nghĩ ý tưởng sẽ đến một cách ngẫu nhiên những sự thật rằng để sáng tạo ra một ý tưởng tổ chức sự kiện không hề khó. Bằng việc áp dung mô hình 5Ws và tận dụng trí tuệ của những con người thông minh, chúng ta đã làm được một cách dễ dàng.

Scroll to Top