Chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào là hợp lý?

Một trong những vấn đề rất quan trọng khi tổ chức sự kiện đó là tìm địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với sự kiện và yêu cầu của khách hàng. Liệu việc chọn địa điểm có ý nghĩa như thế nào với sự kiện và cách chọn ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn một vài gợi ý nhé!

Tại sao phải lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện?

Công việc ổ chức sự kiện được hiểu chung như là cách mà bạn sắp xếp một chương trình truyền thông mà chương trình đó có thể mang tính cá nhân, nhóm hoặc đơn vị nhằm với mục đích kỷ niệm, hoặc những nội dung quan trọng như ngày thành lập, ngày sinh nhật, lễ, tết, ngày cưới,…
Trong những năm gần đây, các công ty tổ chức sự kiện trở nên rất cần thiết đối với nhiều đơn vị khác nhau. Bởi nó giúp tiết kiệm thời gian, công sức của doanh nghiệp nhưng vẫn có được kết quả tốt nhất. Đối với nhiều doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện có thể trở thành phương tiện để quảng cáo truyền thông rất hiệu quả. Nó cũng mang đến nhiều ý nghĩa khác nhau và giúp bạn có những kỷ về các ngày đặc biệt trở nên đáng nhớ hơn.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc công ty tổ chức sự kiện và doanh nghiệp lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có thể ảnh hưởng đến rất nhiều yếu tố. Đó có thể là ý tưởng sự kiện, thiết kế của chương trình, thời gian và lượng khách mời tham dự sự kiện. Do đó, đây nhất thiết là một bước hết sức quan trọng cần phải xem xét kỹ lưỡng.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện có gói dịch vụ

Một gói tổ chức sự kiện thông thường sẽ bao gồm nhiều khâu khác nhau với việc trang trí sảnh tiếp khách, phông nền của sự kiện, trang trí khu vực bàn tiệc, âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu, các chi tiết nhỏ như: rèm cưới, cung cấp thực đơn với những món ăn khác nhau, các dịch vụ bàn, âm thanh, ánh sáng, dịch vụ quay phim, chụp hình,…
Và nếu như bạn phải tìm từng đơn vị cung cấp dịch vụ cho các khâu riêng biệt thì bạn sẽ phải mất nhiều thời gian, công sức và tốn kém chi phí. Do đó, nếu như địa điểm tổ chức sự kiện có dịch vụ trọn gói hoặc nhiều trong số các dịch vụ bạn cần thì sẽ tốt hơn rất nhiều. Điều này không chỉ tiết kiệm cho bạn mà còn tạo được sự đồng bộ giữa thiết bị, cơ sở vật chất với nhau.

Địa điểm có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Tác phong phục vụ, những tư vấn, hỗ trợ và giám sát của đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện như thế nào sẽ là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng tổ chức sự kiện cho bạn. Nếu như bạn thấy những nhân viên tổ chức sự kiện tại địa điểm đó có được tác phong tốt, chuyên nghiệp, hiệu quả, ân cần, chu đáo thì các quan khách tham dự sự kiện sẽ có được sự thoải mái và hài lòng.

Từ đó, họ sẽ có được sự cảm mến đối với sự kiện của bạn. Không những vậy, đội ngũ nhân viên cũng góp phần không nhỏ khiến cho không gian tiệc cưới trở nên thu hút, đặc biệt và đảm bảo được sự chỉn chu, hoàn thiện cần thiết nhất.
Việc xác định một đội ngũ nhân viên tại địa điểm đó có chuyên nghiệp hay không có thể được thể hiện thông qua việc quan sát cách thức, thái độ nhân viên bố trí không gian, trang phục, cử chỉ và những lời tư vấn, hướng dẫn ban đầu mà nhân viên mang đến cho khách hàng.

Chọn địa điểm theo mục đích tổ chức sự kiện

Việc lên kế hoạch lúc ban đầu cho sự kiện của bạn là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xác định một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Bạn có thể trả lời những câu hỏi cơ bản về sự kiện của mình trước khi bắt đầu tìm hiểu địa điểm tổ chức sự kiện:

  • Bạn muốn tổ chức sự kiện như thế nào?
  • Dự kiến khách mời của bạn là bao nhiêu người?
  • Bạn mong muốn điều gì ở sự kiện của mình khi tổ chức nó?
  • Bạn mong muốn không gian sự kiện ra sao?


Sau khi bạn đã trả lời đầy đủ những câu hỏi trên cho chính bản thân mình về một sự kiện lý tưởng mà bạn đang muốn thực hiện, bạn mới bắt đầu tiếp tục trong việc tìm kiếm một địa điểm để sự kiện của bạn diễn ra tại đó

Chọn địa điểm theo ngân sách của sự kiện

Bên cạnh tất cả thì chi phí tổ chức sự kiện đóng vai trò tiên quyết để bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với bản thân. Nguồn lực về mặt tài chính và nhu cầu tổ chức sự kiện của bạn sẽ tiền đề cho sự kiện diễn ra một cách hiệu quả và thành công.
Hãy thực hiện các thỏa thuận để đạt được sự thống nhất về mặt chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài ra, nếu đó là một sự kiện cá nhân như tiệc cưới, sinh nhật… thì hãy tiết kiệm tối đa chi phí cho địa điểm tổ chức sự kiện của bạn nhé!