Trang chủ » Tin Tức Sự Kiện » DỊCH VỤ TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

DỊCH VỤ TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

Dịch vụ tổ chức lễ khai trương là một trong số các dịch vụ về sự kiện rất phổ biến hiện nay. Nếu bạn cũng đang có nhu cầu tổ chức lễ khai trương thì dưới đây là những thông tin dành cho bạn!

Mục Lục

1.Trước khi tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị gì?

Trước khi lễ khai trương diễn ra, dù bạn tự tổ chức hay thuê dịch vụ tổ chức lễ khai trương thì bạn cũng cần phải có những chuẩn bị nhất định. Nếu thuê dịch vụ, công ty tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ và tư vấn thêm cho bạn.

1.1 Xác định điều bạn muốn từ sự kiện khai trương

Có thể bạn sẽ thắc mắc, mục đích của sự kiện khai trương là để khai trương cửa hàng, công ty chứ còn gì nữa. Nhiều doanh nghiệp xác định sự kiện khai trương không chỉ là nghi lễ truyền thống để khởi đầu một dự án kinh doanh mà còn có thể là để:

  • Giới thiệu hình ảnh, cá tính thương hiệu với đối tác và khách hàng
  • Tạo sự chú ý với công chúng và truyền thông
  • Bán hàng tại sự kiện khai trương…

Vì vậy, bạn cần xác định doanh nghiệp bạn muốn gì từ sự kiện khai trương lần này. Điều này sẽ giúp công ty tổ chức sự kiện có định hướng đúng đắn trong việc lên kế hoạch và triển khai thực hiện sự kiện.

1.2. Định thời gian và địa điểm

Về thời gian, theo quan niệm của đa số người Việt, lễ khai trương cần được tổ chức vào ngày, giờ hợp với tuổi của chủ cửa hàng, văn phòng – công ty. Thông thường, bạn dự trù tổ chức vào khoảng thời gian nào đó thì sẽ được tư vấn một số ngày tốt. Bạn cần chọn một trong số những ngày đó là ngày chính thức tổ chức khai trương để cầu may mắn và tài lộc trong làm ăn sau này.

Về địa điểm, đa số mọi người sẽ tổ chức khai trương ngay tại địa điểm kinh doanh. Bạn nên hỗ trợ và đề nghị công ty sự kiện khảo sát kỹ lưỡng địa điểm trước khi lên ý tưởng sự kiện.

1.3. Danh sách khách mời tham dự sự kiện

Đây cũng là một trong những việc quan trọng bạn cần phải làm trước khi đơn vị tổ chức lên kế hoạch tổ chức. Chốt danh sách khách mời tham dự sự kiện khai trương càng sớm thì các công đoạn khác sẽ càng được chủ động hơn.

2. Các dịch vụ tổ chức lễ khai trương phổ biến hiện nay

Dưới đây là các dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương phổ biến và nhiều người, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng:

2.1 Dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng

Hầu như các cửa hàng đều tổ chức lễ khai trương khi bắt đầu kinh doanh như cửa hàng mỹ phẩm, cửa hàng hoa, cửa hàng điện thoại di động, đồ dùng gia đình… Tùy sản phẩm kinh doanh của cửa hàng mà chúng ta sẽ có ý tưởng, kịch bản khác nhau để có một chương trình khai trương hồng phát và ấn tượng.

Ngoài ra, nhiều “cửa hàng” cung cấp các dịch vụ về sức khỏe, làm đẹp, giáo dục… cũng tổ chức lễ khai trương rất rầm rộ. Có thể kể đến như spa, thẩm mỹ viện, trung tâm thể thao, yoga, ngoại ngữ…

2.2. Dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng, quán ăn

Giống như cửa hàng, lễ khai trương cũng được các chủ quán rất quan tâm và coi trọng. Bên cạnh các tiết mục thông thường, khai trương tại quán ăn, nhà hàng cần phải chú ý chuẩn bị về thực đơn và phục vụ để có một ngày khai trương thuận lợi.

2.3. Dịch vụ tổ chức khai trương showroom

Tổ chức sự kiện khai trương showroom thành công đòi hỏi đơn vị tổ chức sự kiện phải có sự chuẩn bị chu đáo nhiều hạng mục khác nhau. Đặc biệt, các sản phẩm của doanh nghiệp cần được bố trí và sắp xếp sao cho thuận tiện để khách hàng tham quan và trải nghiệm.

2.4. Dịch vụ tổ chức khai trương Văn phòng – Công ty

Khác với sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng… thì sự kiện khai trương công ty, văn phòng thường được tập trung vào phần lễ và các tiết mục giới thiệu doanh nghiệp. Bạn cần có nhân sự phụ trách chính các bộ phận để đón tiếp chu đáo đối tác, khách hàng và bạn bè đến chung vui trong ngày khai trương văn phòng công ty này.

4. Các hạng mục quan trọng tại chương trình khai trương

Có rất nhiều hạng mục cần được chuẩn bị cho sự kiện khai trương. Tuy nhiên, bạn cần biết những hạng mục nào quan trọng để không bỏ sót và có sự đầu tư đúng mục để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Các hạng mục quan trọng đó là:

4.1. Âm thanh – ánh sáng

Khi chọn đơn vị cho thuê âm thanh – ánh sáng, bạn cần lưu ý chọn đơn vị uy tín để đảm bảo chất lượng và thời gian lắp đặt đúng hẹn tránh ảnh hưởng đến giờ tốt khai trương. Sau khi bố trí xong, bạn bắt buộc phải cho chạy thử toàn bộ các thiết bị âm thanh ánh sáng để chắc chắn mọi thứ đều suôn sẻ.

blank

4.2. Thiết kế không gian sự kiện và trang trí sân khấu

Sân khấu tại buổi lễ khai trương cũng là một hạng mục rất quan trọng, là nơi các khách mời sẽ hướng mắt về để theo dõi các tiết mục tại sự kiện. Do đó, bạn cần đầu tư để sân khấu có sức hút và tạo được ấn tượng đặc biệt với mọi người.

Ngoài sân khấu thì không gian khu trưng bày sản phẩm tại cửa hàng, showroom…cũng cần được trang trí và sắp xếp đẹp mắt. Rất nhiều khách hàng sẽ có nhu cầu tìm hiểu về sản phẩm. Vì vậy, bạn hãy tận dụng để bán nhiều hàng, mang lại may mắn trong ngày khai trương và công việc kinh doanh sau này.

Ngoài ra, sự kiện khai trương sẽ có tiết mục múa lân truyền thống. Khi bố trí khu vực sân khấu, bạn hãy lưu ý sao cho có khoảng trống thích hợp để các chú lân trình diễn thoải mái, đem tài lộc đến cho doanh nghiệp, cửa hàng.

4.3. Bố trí nhân sự phục vụ sự kiện

Nhất là với các buổi lễ khai trương lớn, khách mời đông thì người làm tổ chức sự kiện phải đặc biệt lưu ý bố trí đủ nhân sự phục vụ sự kiện. Từ nhân sự lễ tân, MC, diễn viên cho đến nhân sự phục vụ tiệc, phục vụ đồ uống… Nếu không tính toán hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng chỗ thừa chỗ thiếu, ảnh hưởng đến tiến độ diễn ra các tiết mục của sự kiện.

5. Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức lễ khai trương

Một kế hoạch tổ chức lễ khai trương trọn gói và đầy đủ cần có những công việc chi tiết cần làm trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Bảng kế hoạch có nhiều nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản phải có thời gian hoàn thành (từng công đoạn), người chịu trách nhiệm chính và yêu cầu của công đoạn đó.

5.1. Những việc cần làm trước khi lễ khai trương diễn ra

  • Chọn ngày tổ chức lễ khai trương
  • Thống nhất các vấn đề về quy mô khách mời, mục đích… của sự kiện
  • Lên ý tưởng, concept cho sự kiện khai trương
  • Làm việc với các nhà cung cấp thiết bị, nhân sự cho sự kiện (Nếu sử dụng dịch vụ trọn gói thì bạn chỉ cần làm việc với một đơn vị duy nhất).
  • Lên kế hoạch chi tiết, kịch bản chương trình, dự toán ngân sách…
  • Trước ngày diễn ra khai trương, setup sân khấu, không gian sự kiện…

5.2. Những việc cần làm TRONG khi lễ khai trương diễn ra

Trong lễ khai trương, các nội dung của chương trình có thể được bố trí như sau:

  • Đón khách
  • MC giới thiệu chương trình
  • Các tiết mục văn nghệ
  • Giới thiệu về doanh nghiệp, cửa hàng…
  • Tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời
  • Cắt băng khánh thành và tiết mục múa lân chúc mừng
  • Văn nghệ và các trò chơi trúng thưởng
  • Tiệc
  • Tặng quà lưu niệm và kết thúc sự kiện

blank

5.3. Những việc cần làm SAU khi lễ khai trương kết thúc

  • Dọn dẹp mặt bằng
  • Báo cáo về kết quả của sự kiện
  • Thanh lý hợp đồng với các nhà cung cấp, đơn vị tổ chức sự kiện, nhân sự thuê ngoài…

6. Quy trình làm việc của Công ty tổ chức sự kiện Vietlink

Bước 1: Tiếp nhận thông tin về nhu cầu tổ chức sự kiện khai trương

Quý khách hàng có thể cung cấp thêm thông tin về loại hình cửa hàng cần tổ chức lễ khai trương, quy mô khách mời… để nhân viên của Vietlink hỗ trợ và tư vấn. Ngoài ra, các thắc mắc của khách hàng về dịch vụ của Vietlink cũng sẽ được giải đáp một cách nhiệt tình.

Bước 2: Lên chương trình và kịch bản sơ bộ

Từ những thông tin đã tiếp nhận, đội ngũ Vietlink sẽ lên chương trình và kịch bản sơ bộ của buổi lễ khai trương để trình bày với khách hàng. Các bên cùng nhau trao đổi và có những điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

Bước 3: Báo giá theo từng hạng mục

Dựa vào kết quả thống nhất về ý tưởng và kịch bản tổng quát, Vietlink gửi đến khách hàng bảng báo giá cụ thể của từng hạng mục của sự kiện khai trương để khách hàng thuận tiện theo dõi.

Bước 4: Ký hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương

Hợp đồng với các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của các bên. Nội dung của hợp đồng được quy định rõ ràng, chi tiết.

Bước 5: Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương

Vietlink sẽ lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị chu đáo cho sự kiện, chạy sự kiện và xử lý các tình huống xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện để đảm bảo sự kiện khai trương diễn ra theo kế hoạch. 

Bước 6: Báo cáo về sự kiện và thanh lý hợp đồng

Sau khi sự kiện kết thúc, Vietlink sẽ báo cáo tổng kết về sự kiện cho khách hàng. Khi các nội dung đã hoàn tất, khách hàng thanh toán theo như thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu đã ký.

blank

7. Báo giá dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói

Chi phí cho dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương sẽ khác nhau, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: không gian tổ chức, quy mô khách mời, yêu cầu về thiết kế, thiết bị sự kiện… Do đó, để có thể báo giá tham khảo, quý khách hàng vui lòng để lại thông tin tư vấn hoặc liên hệ Vietlink để được hỗ trợ nhanh nhất.

Các nhân viên của Vietlink sẽ phản hồi quý khách hàng trong thời gian sớm nhất cùng với các nội dung thông tin mà khách hàng đang còn thắc mắc.

8. Tại sao nên chọn dịch vụ tổ chức khai trương của Vietlink?

Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng và có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp. Do đó, bạn nên lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm và đã tổ chức thành công nhiều sự kiện khai trương trước đây.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Vietlink sẽ là sự lựa chọn đúng đắn cho lễ khai trương cửa hàng – nhà hàng hoặc công ty của bạn!

  • Vietlink là một trong số các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại TP.HCM, được nhiều đối tác và khách hàng tin tưởng lựa chọn thực hiện các sự kiện khai trương quan trọng.
  • Là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, Vietlink sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí, thời gian và nhân sự làm việc với các nhà cung cấp khác nhau.
  • Với đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện khai trương lớn nhỏ khác nhau, Vietlink sẽ tư vấn cho bạn những phương án tối ưu nhất và giúp bạn xử lý nhanh gọn các sự cố khách quan (nếu có).
  • Vietlink có kho xưởng rộng lớn với các trang thiết bị sự kiện đa dạng và luôn có sẵn để chủ động phục vụ khách hàng một cách nhanh nhất.

Nếu cần thêm bất kỳ tư vấn nào về dịch vụ tổ chức lễ khai trương thì bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất. Vietlink rất hân hạnh được phục vụ quý khách hàng!

Công Ty Cổ Phần Tiếp Thị Truyền Thông VIETLINK

  • Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM 
  • Văn phòng đại diện: Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM 
  • Xưởng sản xuất: 93 đường TTN 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất , Quận 12, TP.HCM 
  • Tell: 028 62 700 721
  • Mail: info@vietlinkmedia.com 
  • Hotline: 0909 975 731 | 0938 277 247
  • Website: https://vietlinkevent.vn/ – http://www.tochucsukienpro.com/ – 
Scroll to Top