Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có quy trình thế nào?

Làm việc có quy trình chính là một yếu tố không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Điều này cũng không ngoại lệ với dịch vụ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín và có định hướng phát triển bền vững. Vậy quy trình đó như thế nào?

Đặc điểm của quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Mặc dù cũng là quy trình với những quy tắc nhất định, tuy nhiên mỗi ngành nghề sẽ có những đặc thù khác nhau. Do đó, quy trình của dịch vụ tổ chức sự kiện cũng sẽ có những đặc điểm mà bạn cần lưu ý trước khi đi vào chi tiết.
– Quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện bao gồm cả giai đoạn trước và sau khi sự kiện được diễn ra. Nếu như ở một số quy trình khác thì việc chuẩn bị là một bước của quy trình thì ở quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện, chuẩn bị cũng là một giai đoạn gồm nhiều bước khác nhau.

– Tùy theo tính chất và yêu cầu của các sự kiện riêng mà quy trình được linh hoạt thay đổi nội dung sao cho phù hợp. Bởi sự kiện theo nghĩa rộng là rất nhiều loại sự kiện khác nhau. Từ các sự kiện của doanh nghiệp đến các sự kiện của cá nhân. Do đó, không nên rập khuôn một công thức nào mà cần có sự linh hoạt nhất định.

Các bước quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình này sẽ gồm ba giai đoạn chính, đó là trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Vậy mỗi giai đoạn sẽ gồm các bước cụ thể như thế nào?

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Đối với giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện thì công tác chính đó là chuẩn bị cho những hạng mục diễn ra trong sự kiện. Với mục đích cuối cùng là sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận tiện nhất thì đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần chuẩn bị kỹ những nội dung như sau:

– Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng:

Thông thường các yêu cầu của khách hàng sẽ là về kế hoạch của sự kiện như: ngày giờ tổ chức, địa điểm mà khách hàng đã dự tính và không thể thiếu là những mong muốn đặc biệt của khách hàng về sự kiện.

– Xử lý các thông tin của khách hàng:

Tiếp đến, đơn vị tổ chức cần tìm hiểu kỹ về tính chuyên môn, thông tin về sự kiện và dự định được những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện đó ngay khi nhận được yêu cầu của khách hàng về sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện cần có trách nhiệm tư vấn kỹ lưỡng cho khách hàng về những phương án, cách thức tổ chức phù hợp với sự kiện mà khách hàng yêu cầu.

– Lên kịch bản tổ chức và chuẩn bị các hạng mục

Kịch bản tổ chức chính là những hoạt động diễn ra trong chương trình theo thứ tự và time line một cách chi tiết và cụ thể. Chuẩn bị những hạng mục cho sự kiện như Thiết kế và in thiệp mời, trang trí sân khấu, không gian tổ chức, thiết kế, in banner, âm thanh ánh sáng, MC…

– Quảng bá và truyền thông cho sự kiện:

Một sự kiện thành công cần phải có sự tham gia và hưởng ứng của các khách mời. Do đó, việc truyền thông và quảng bá cho sự kiện rất quan trọng và bạn cần phải lưu ý vấn đề này.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện phải đảm bảo tất cả các hạng mục phục vụ cho chương trình đều đã được hoàn tất và sẵn sàng. Hầu hết các sự kiện đều sẽ được thực hiện theo kịch bản như sau:
– Đón tiếp khách mời: Đón khách, cài hoa cho khách (tùy từng sự kiện), gửi tài liệu (tùy từng sự kiện),…
– Khai mạc: MC và đại diện ban tổ chức tuyên bố khai mạc sự kiện
– Tổ chức điều khiển diễn tiến theo nội dung đã chuẩn bị của sự kiện
– Tổ chức tiệc 
– Bế mạc sự kiện

 Kết thúc sự kiện và các công việc sau sự kiện

Đối với những dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sau khi sự kiện kết thúc vẫn còn nhiều việc cần phải làm. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm của đơn vị tổ chức

  • Gửi thư cảm ơn
  • Quảng bá và truyền thông về sự thành công của sự kiện đã diễn ra
  • Giải quyết vấn đề chi phí
  • Chăm sóc khách hàng: Việc tiếp nhận những góp ý, đánh giá và nhận xét của khách hàng chính là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện. Điều này còn giúp ích rất nhiều cho các sự kiện sau này mà công ty tổ chức. Những lời động viên và góp ý của khách hàng sẽ giúp công ty ngày càng hoàn thiện và phát triển trong tương lai.
Scroll to Top