Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A đến Z

Tổ chức sự kiện trọn gói! Tổ chức sự kiện dường như là một hoạt động không thể thiếu trong một doanh nghiệp, tổ chức. Mỗi loại sự kiện khác nhau sẽ mang một ý nghĩa, mục đích và giá trị khác nhau. Ví dụ như sự kiện ra mắt sản phẩm mới có ý nghĩa trong việc truyền thông, quảng bá sản phẩm,… Chính vì thế, để một sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp, doanh nghiệp nên tìm đến một đơn vị chuyên làm dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Để bạn hiểu rõ hơn, dưới đây là quy trình và những điều cần biết về dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A đến Z. Hãy tham khảo nhé!

1> Cần chuẩn bị những gì trước khi sự kiện diễn ra?

Một số việc cần chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra như:

  • Xác định chủ đề sự kiện
  • Xây dựng kế hoạch tổng thể
  • Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến buổi sự kiện
  • Chuẩn bị đội ngũ nhân sự cho việc tổ chức sự kiện
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
  • Xác định thời gian tổ chức
  • Tính toán chi phí và ngân sách cho sự kiện
  • Lên danh sách khách mời tham dự sự kiện
  • Chuẩn bị thư mời và gửi thư đến khách mời
  • Thiết lập, tìm kiếm các đối tác truyền thông tổ chức event chuyên nghiệp

to-chuc-su-kien-tron-goi-1

2> Những trang thiệt bị cần thiết khi tổ chức sự kiện trọn gói

  • Trong bất cứ sự kiện nào, thì hệ thống âm thanh luôn được đặt lên hàng đầu. Nó đóng vai trò quan trọng, giúp cho không khí sự kiện luôn náo nhiệt, sôi động với âm nhạc. Và nó còn là thiết bị giúp ban tổ chức, MC phát biểu, thông báo cho tất cả quan khách tham dự trong sự kiện.
  • Hệ thống ánh sáng, thường được dùng để tăng thêm phần sinh động tăng mức độ quy mô hoành tráng của event. Ngoài ra ánh sáng còn được dùng để phục vụ biểu diễn nghệ thuật trong sự kiện.
  • Nếu sự kiện của bạn được tổ chức ở không gian ngoài trời thì không thể nào thiếu những nhà giàn, dụng cụ che nắng che mưa cho khách mời nếu thời tiết thất thường
  • Sân khấu được coi là trung tâm không gian sự kiện trong nhà hay ngoài trời, nơi diễn ra các hoạt động chính của sự kiện. Vị trí sân khấu được chọn ở khu vực trung tâm của khu vực tổ chức, nơi mà tất cả quan khách, khách mời có thể dễ dàng quan sát được.
  • Thiết bị sự kiện màn hình led là sản phẩm công nghệ cao đang được ưa dùng trong tất cả mọi sự kiện nay với quy mô lớn nhỏ khác nhau.
  • Ngày nay, trong những buổi sự kiện thường được trình chiếu các video, clip về sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp,… chính vì thế không thể nào thiếu màn hình led. Đây chính là sản phẩm công nghệ cao đang được ưa dùng  nhất trong tất cả các sự kiện hiện nay.
  • Máy quay, thiết bị chụp ảnh chuyên dụng dùng để ghi lại những khoảnh khắc đẹp trong buổi event của bạn.

Ngoài ra, còn có một số thiết bị phụ khác như backdrop, standy, bàn, ghế, cổng hơi,… Tùy thuộc vào tính chất và cách thức tổ chức của doanh nghiệp mà những loại thiết bị này có thể có hoặc không.

3> Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói

Bất cứ sự kiện nào cũng cần có một quy trình tổ chức chuẩn chỉnh. Nó sẽ giúp bạn kiểm soát được tiến độ và đảm bảo hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện trọn gói thường được nhiều đơn vị áp dụng:

  • Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
  • Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện
  • Viết kịch bản tổ chức
  • Thiết lập ngân sách tổ chức sự kiện. Chú ý cần phải có những khoản dự trù thêm cho một số chi phí phát sinh có thể có
  • Xác định danh sách khách mời tham dự sự kiện
  • Gửi thư mời đến với khách tham dự
  • Kiểm tra lại địa điểm tổ chức, tránh những trường hợp phát sinh
  • Thiết lập ban tổ chức, đội ngũ nhân sự chạy chương trình
  • Phục vụ lưu trú và vận chuyển sự kiện
  • Xác định mục tiêu mà sự kiện muốn hướng tới
  • Kiểm tra lại nhà cung ứng thiêt bị, trước ngày sắp diễn ra sự kiện
  • Ký kết hợp đồng với đơn vị truyền thông tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

4> Để lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện trọn gói phù hợp cần chú ý điều gì?

Dưới đây là những điều cần lưu ý để bạn lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp:

  • Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm lâu năm
  • Quan sát phong cách làm việc của đội ngũ nhân sự
  • Chú ý đến hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện có tiến tiến, hiện đại hay không
  • Tham khảo những sự kiện mà đơn vị đó đã tổ chức
  • Lựa chọn đơn vị có chi phí phù hợp với doanh nghiệp

dich-vu-to-chuc-su-kien-tron-goi

5> Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của Vietlink

Công ty tổ chức sự kiện Vietlink tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện lâu đời nhất khu vực Tp Hồ Chí Minh với hơn 10 năm kinh nghiệm chuyên tổ chức Event. Qua những chương trình, sự kiện đã thực thi, Vietlink luôn được khách hàng tin tưởng và đánh giá cao là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với một đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, đầy nhiệt huyết và năng động trong công việc.
Dù bạn là một doanh nghiệp lớn hay nhỏ, với kinh nghiệp làm việc lâu năm, Vietlink luôn cung cấp cho bạn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với chi phí hợp lý. Từ khâu tư vấn, lên ý tưởng kịch bản dàn dựng các event, cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện( bàn ghế, thảm đỏ, nhà bạt, giàn không gian, cổng bóng, cổng hơi, hoa trang trí, âm thanh, ánh sáng,…..) đến việc chạy chương trình, tất cả đều được đảm bảo diễn ra trơn tru và thành công tốt đẹp.

6> Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói – Công Ty Cổ Phần Tiếp Thị Truyền Thông VIETLINK

  • Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM
  • Văn phòng đại diện: Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
  • Xưởng sản xuất: 93 đường TTN , 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất , Quận 12, TP.HCM
  • Tell: 028 62 700 721
  • Mail: info@vietlinkmedia.com
  • Hotline: 0909 975 731 | 0938 277 247 | 0938 267 287
  • Website: https://www.vietlinkevent.vn/
Scroll to Top