Hướng dẫn lên khung chương trình cho Year end Party

chuong-trinh-cho-year-end-party-1

Ngày nay, đối với các doanh nghiệp thì Year end Party là một buổi lễ không thể thiếu. Có thể nói nó là hoạt động thường niên diễn ra hàng năm của doanh nghiệp. Đây không chỉ là một buổi lễ tổng kết những thành tựu và kết quả mà doanh nghiệp đã đạt được trong một năm chăm chỉ, tích cực làm việc. Mà đây còn là một dịp để tất cả nhân viên trong công ty sum họp với nhau, cùng nhau tham gia buổi tiệc liên hoan và cùng gửi đến nhau những câu chúc ý nghĩa dành cho năm tiếp theo. Chính vì những điều trên, Year end Party cần được tổ chức một cách ấn tượng và ý nghĩa đối với khách mời. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng khung chương trình cho Year end Party. Hãy cùng chúng tôi tham khảo nhé!

1> Ý tưởng tổ chức chương trình cho Year end Party

Đối với bất cứ sự kiện nào thì việc xây dựng ý tưởng được đánh giá là quan trọng nhất. Nó được người tổ chức sự kiện ví như là linh hồn của chương trình. Buổi lễ diễn ra có hồn, có thu hút được khách tham dự hay không phụ thuộc rất nhiều vào phần ý tưởng.
Theo tính chất của Year end Party thì sự kiện này đóng vai trò là sự kiện mang tính chất cộng đồng. Đây là dịp để doanh nghiệp tri ân các các thành viên trong công ty, đối tác; và khách hàng thân thiết của doanh nghiệp.
Vào những năm gần đây, với việc hội nhập và phát triển cùng các nước phương tây. Xu hướng tổ chức chương trình cho Year end Party cũng đã thay đổi và có nhiều sự khác biệt. Nó không còn bó hẹp trong nhà mà đã phát triển đa dạng hơn với các ý tưởng:

  • Tiệc buffet hay BBQ ngoài trời
  • Tiệc trên bãi biển hoặc ở các địa điểm sân vườn rộng rãi
  • Kết hợp tổ chức tiệc với teambuilding để vui chơi, giải trí…

chuong-trinh-cho-year-end-party-1

2> Xây dựng kịch bản tổ chức chương trình cho year end party

Để chương trình được diễn ra một cách suôn sẻ thì người tổ chức sự kiện cần xây dựng một kịch bản chương trình chi tiết và cụ thể. Dưới đây là kịch bản cụ thể mà bạn có thể tham khảo:

2.1> Xác định số lượng khách mời tham dự chương trình

Số lượng khách mời tùy thuộc vào quy mô tổ chức của sự kiện. Bạn cần xác định lượng khách mời phù hợp với quy mô của mình để hạn chế tình trạng quá tải cho khâu chuẩn bị và tổ chức.
Ngoài ra việc xác định số lượng khách mời của chương trình còn ảnh hưởng đến quy mô tổ chức, quá trình tìm kiếm địa điểm, phát hành thư mời, quá trình chuẩn bị tiệc…

2.2> Thời gian, địa điểm tổ chức

Sau khi lên được ý tưởng tổ chức sự kiện và xác định được danh sách, quy mô khách mời thì người tổ chức sự kiện cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức.
Địa điểm tổ chức chương trình cho Year end Party phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, tiêu chí quan trọng nhất đó chính là sức chứa và vị trí tiện lợi cho việc di chuyển của khách tham dự. Bạn có thể tổ chức tại các khách sạn, nhà hàng, trung tâm tổ chức hội nghị; hay trung tâm tổ chức tiệc cưới để tham khảo, lựa chọn hội trường…
Riêng đối với hình thức tổ chức tiệc ngoài trời. Ban tổ chức nên đặt vấn đề với ban quản lý các khu nghỉ dưỡng; hoặc du lịch sinh thái để thuê bãi biển; sân khấu tổ chức chương trình đúng kế hoạch.
Ngoài ra cũng cần chú ý vấn đề thời tiết tại các khu vực này. Về thời điểm tổ chức có thể diễn ra trước tết ta khoảng từ 2 – 3 tuần lễ.

2.3> Xác định concept chương trình cho year end party

Concept của buổi lễ có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công và ấn tượng của buổi lễ. Chính vì vậy, người tổ chức sự kiện cần thống nhất một concept trong event để tất cả mọi thứ đều được đồng bộ và trở nên chuyên nghiệp hơn.
Theo đó, dựa trên ý tưởng tổ chức chương trình cho Year End Party, ban tổ chức sẽ thành lập một đội ngũ làm kịch bản chuyên nghiệp cho chương trình. Đội ngũ làm kịch bản chuyên nghiệp cho chương trình có trách nhiệm xác định cụ thể chủ đề xuyên suốt của sự kiện,concept sân khấu, concept thư mời, quà tặng….
chuong-trinh-cho-year-end-party-2
Ngoài ra chương trình có thể khuyến khích khách mời thực hiện một dress code nhất quán. Với màu sắc trang phục được quy định theo chủ đề của sự kiện. Cùng với đó là việc lựa chọn menu đồ ăn và lựa chọn âm nhạc; các tiết mục chương trình sao cho thống nhất và hợp lý.

2.4> Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Thông thường, các bữa tiệc tất niên cuối năm sẽ được chia thành hai phần chính là phần lễ và phần tiệc. Vì Year end Party có thể xem là một buổi tiệc tổng kết năm của doanh nghiệp nhằm ăn mừng những thành tựu mà họ đạt được trong một năm qua nên phần lễ bộ phận âm thanh nên chọn những bản nhạc vui, nhạc sôi động để không khí buổi lễ thêm phần hào hứng và sôi nổi.
Một số tiết mục có thể diễn ra trong Year end Party như:

  • Các bài phát biểu tổng kết hoạt động của doanh nghiệp trong năm cũ
  • Khen thưởng, động viên tinh thần của nhân viên
  • Đưa ra định hướng phát triển năm tới…

Còn về phần tiệc, ban tổ chức có thể sắp xếp tiệc bàn; hoặc tiệc buffet để khách mời có cơ hội trò chuyện và giao lưu thêm.

2.5> Nhân sự và thiết bị tổ chức chương trình cho year end party

Yếu tố nhân sự được đánh giá là then chốt, quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Chính vì thế, người điều phối cần xác định được số lượng nhân sự của mình để phân chia công việc sao cho hợp lý.
Bên cạnh nhân sự, còn có hệ thống âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị kĩ thuật nhằm hỗ trợ cho sự kiện. Để đảm bảo tất cả đều hoạt động trơn tru và không xảy ra sự cố trong lúc chạy chương trình, đội ngũ kĩ thuật cần kiểm tra tất cả một lần trước khi chương trình bắt đầu.
Nói chung, để tổ chức chương trình cho Year end Party được diễn ra thành công tốt đẹp cần phải qua một quá trình chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng. Cần sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả mọi người trong team tổ chức.