Khái niệm tổ chức sự kiện một cách đầy đủ nhất

Bạn chắc đã nghe rất nhiều cụm từ tổ chức sự kiện trong những năm gần đây. Nhưng khái niệm tổ chức sự kiện sẽ trở nên phức tạp hơn nếu bạn là người làm trong nghề. Bởi nó không chỉ đơn thuần là “tổ chức” một “sự kiện” nào đó. Nhiều nội dung xung quanh khái niệm này, chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Khái niệm tổ chức sự kiện là gì?

Đầu tiên và trước hết, để định nghĩa tổ chức sự kiện là gì thì chúng ta phải cùng hiểu thống nhất về khái niệm sự kiện. Hãy cùng xem 3 quan niệm chung mà nhiều người thường hiểu về “sự kiện”.

Các quan niệm về sự kiện

Điều này rất quan trọng, bởi nếu không hiểu đúng về sự kiện thì sẽ có nhiều hiểu nhầm với khái niệm tổ chức sự kiện. Dưới đây là những cách hiểu về sự kiện.

– Sự kiện là những hoạt động có ý nghĩa đối với đời sống kinh tế, xã hội. Đây là những sự kiện có quy mô lớn, mang tính xã hội cao và có những ý nghĩa nhất định . Một số ví dụ như Cuộc thi Hoa hậu toàn quốc, Đại hội thể thao Seagames hay Hội nghị về Biến đổi khí hậu khu vực các nước Đông Dương… Những ví dụ trên đều có thể hiểu là các sự kiện quan quan niệm thứ nhất này.
– Sự kiện bao gồm những sự việc của cá nhân, gia đình, cộng đồng nhỏ hẹp nhưng có ý nghĩa nhất định trong đời sống thường ngày. Một số sự kiện thường được tổ chức mang tính cá nhân như: tiệc mời, sinh nhật, đám cưới, đám tang…
– Bên cạnh đó,nhiều doanh nghiệp xem các hoạt động tổ chức sự kiện như một công cụ mang tính truyền thông, quảng bá thương hiệu. Mục đích của các hoạt động này là để thực hiện chiến lược tiếp thị, kinh doanh của mình. Do đó, nếu hiểu theo quan niệm này thì có nghĩa là các hoạt động liên quan đến thương mại, marketing như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm… sẽ được hiểu là sự kiện.

Khái niệm sự kiện

Từ những phân tích trên, có thể khái quát và định nghĩa tổ chức sự kiện như sau: Sự kiện chính là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp cộng đồng, văn hóa xã hội, trò chơi cộng đồng và kể cả các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn hóa…

Từ khái niệm về sự kiện này, chúng ta sẽ tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì? Và khái niệm tổ chức sự kiện chúng ta cũng sẽ hiểu theo nghĩa rộng của khái niệm sự kiện. 

Khái niệm tổ chức sự kiện

Từ những trình bày ở trên, khái niệm Tổ chức sự kiện có thể hiểu là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện diễn ra. Và quá trình này diễn ra xuyên suốt từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc và thậm chí là sau khi sự kiện kết thúc.
Quy trình này sẽ phải trải qua rất nhiều bước. Tuy nhiên, về cơ bản, bạn có thể hình dung quá trình này gồm có những bước như sau:

  • Nghiên cứu tổng thể
  • Sáng tạo, lên ý tưởng
  • Thiết kế sự kiện
  • Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
  • Tiến hàng kế hoạch tổ chức sự kiện
  • Dàn dựng sự kiện
  • Tiến hành chạy chương trình
  • Thực hiện các công việc để kết thúc sự kiện

Các loại hình tổ chức sự kiện

Để phân loại các hình thức tổ chức sự kiện thì cần phải dựa theo tiêu chí nào đó. Ở đây phân loại theo tính chất của từng event. Và có thể chia chúng thành các loại hình tổ chức sự kiện như sau:

  • Các lễ kỷ niệm của tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân: Tổ chức lễ kỷ niệm sẽ bao gồm các sự kiện như kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, họp mặt, diễu hành, cưới hỏi…
  • Các hoạt động về giáo dục, đào tạo: Tổ chức hội thảo chuyên đề, hội nghị, lễ tốt nghiệp, …
  • Các hoạt động xúc tiến, quảng bá của doanh nghiệp: Lễ khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm, trình diễn thời trang, meeting, đại hội…
  • Các hoạt động mang tính chất khen thưởng, tri ân như lễ tưởng niệm chẳng hạn

Ý nghĩa của tổ chức sự kiện

Bản thân sự kiện đã mang ý nghĩa của nó. Vì vậy, tổ chức sự kiện cũng sẽ có nhiều ý nghĩa, không chỉ mang ý nghĩa đối với công ty, doanh nghiệp mà còn có tác động tích cực đến cộng đồng và xã hội. Mỗi sự kiện được tổ chức với những mục đích riêng, nhưng nếu nhìn rộng ra thì tổ chức event có những ý nghĩa nhất định. Chung quy lại thì sự kiện có sự tác động không nhỏ đến bản thân công ty, doanh nghiệp, thậm chí là cả xã hội.
Hiện nay, việc tổ chức event được diễn ra ở khắp các nơi, dưới nhiều hình thức khác nhau và đang ngày càng trở nên phổ biến hơn rất nhiều năm về trước. Đời sống xã hội càng nâng cao thì mục đích và vai trò của tổ chức sự kiện cũng ngày một đa dạng. Sẽ cũng không quá nếu như khẳng định rằng, hầu như các lĩnh vực trong đời sống xã hội đều có sự đóng góp lớn của các sự kiện cũng như công việc tổ chức sự kiện.
Xem tại: công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín

Scroll to Top