Một số kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công

Đối với doanh nghiệp, lễ khai trương là một thời điểm quan trọng, là thời khắc khởi đầu của doanh nghiệp. Lễ khai trương thành công sẽ mang lại may mắn sau này. Sau đây là một số điểm cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị và tổ chức mà doanh nghiệp cần quan tâm.

Chọn thời điểm cho lễ khai trương

Thông thường khi nào tổ chức lễ khai trương được chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận Marketing ra quyết định. Tuy nhiên trước khi lựa chọn thời gian này, bạn cần xem xét một số yếu tố như sau:

Chọn giờ tốt để khai trương

Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng không nhỏ đến buổi lễ khai trương của bạn. Vì vậy cần phải chọn được một ngày thật tốt để khai trương. Bạn có thể tham khảo trên lịch hoặc trên mạng, và tiến hành thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tránh các ngày không tốt (tương ứng với từng việc cụ thể) được liệt kê khi tìm kiếm.
Bước 2: Ngày tổ chức lễ khai trương không được xung khắc với bản mệnh của chủ doanh nghiệp(ngũ hành của ngày không xung khắc với ngũ hành của tuổi).
Bước 3: Căn cứ sao tốt, sao xấu để xem xét, ngày được chọn phải là ngày có nhiều sao Đại Cát (như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ… thì tốt). Tốt nhất, bạn nên tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.
Bước 4: Bạn cũng cần lưu ý: Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn được xem là tốt.
Bước 5: Xem ngày mà bạn dự định tổ chức đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Khi mà bạn đã chọn được ngày tốt rồi thì bạn cũng phải chọn thêm giờ (giờ Hoàng đạo) để khởi sự.

Chọn ngày khai trương theo khách mời

Đây là yếu tố bạn cần phải cân nhắc nhất khi chọn thời điểm tổ chức. Nếu như đối tượng khách mời của bạn chủ yếu là các chủ doanh nghiệp hoặc những người làm công việc tự do thì việc chọn thời điểm tổ chức so với những đối tượng khách mời là những người làm việc theo giờ hành chính tại các công ty sẽ dễ dang hơn. Nếu như khách mời của bạn thuộc cả hai trường hợp trên thì tổ chức vào những ngày cuối tuần là sự lựa chọn tối ưu nhất.

Địa điểm diễn ra buổi lễ khai trương

Nếu như tổ chức trong nội bộ công ty với các đối tác và bạn bè thân thuộc thì thời điểm tốt nhất nên diễn ra vào buổi tối. Bởi vì đây là thời điểm tổ chức mà khách mời và doanh nghiệp có thời gian để dùng bữa nhẹ và hàn huyên chuyện trò cùng nhau.
Còn nếu như buổi lễ diễn ra ở những địa điểm công cộng với mục đích chính là để quảng bá cho công chúng thì nên tổ chức vào ban ngày để có thể giúp công ty tạo được hiệu ứng lan tỏa tốt hơn.

Kịch bản của buổi lễ khai trương

Kịch bản một buổi lễ khai trương cơ bản sẽ gồm 3 giai đoạn chính. Đó là chuẩn bị, thực hiện và kết thúc. Kịch bản cụ thể từng giai đoạn như sau:

Chuẩn bị cho buổi lễ

  • Lên danh sách và số lượng khách mời tham gia.
  • Khảo sát địa điểm tổ chức.
  • Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể của khu vực tổ chức lễ, thiết kế các nội dung khác như thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân…
  • In ấn và phát thiệp mời khai trương tới các khách mời.
  • Xin giấy phép đẻ treo banner quảng cáo cũng như là giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.
  • Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí cơ bản cho buổi lễ
  • Bên ngoài khu vực của buổi lễ: treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh.
  • Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (có thể sử dụng cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng ở các lối đi khu vực lễ.
  • Tại khu vực lễ: Lắp đặt bạ, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế dành cho khách mời, bàn tiếp tân đón tiếp khách, trang trí.
  • Khu vực khai trương, khánh thành: Tiến hành treo băng khánh thành, cột barie…
  • Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Lúc lễ khai trương diễn ra

Chào đón các khách mời

  • Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Thông thường nên chi làm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách đến từ cổng và mời họ đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc là dán logo thương hiệu cho khách mời. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.
  • Bố trí một số nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhân sự nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp đến tham dự
  • Màn hình LCD chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
  • Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
  • Kiểm tra một cách liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng… Không được lơ là, chủ quan vấn đề này.
  • Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.
  • Tiết mục văn nghệ chào mừng.
  • MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ.
  • Múa Lân – Sư – Rồng để mở màn chúc mừng thật ấn tượng.
  • Các tiết mục ca hát, múa nhảy làm nóng chương trình.

Khai mạc

  • MC giới thiệu về sự có mặt của các đại biểu, khách quý, khách mời tham dự.
  • Màn hình trình chiếu đoạn video ngắn về quá trình thành lập và phát triển của công ty.
  • MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên sân khấu phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và gửi những lời chúc mừng.
  • Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn nữa đến khách hàng.

Cắt băng khai trương

  • MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
  • Nếu được có thể cho pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ.
  • MC mời đại biểu lên sân khấu để khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng.
  • Sau đó, MC dành chút thời gian giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời khách tham dự tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách mời bằng một bữa tiệc nhẹ.

Khi kết thúc buổi lễ khai trương

  • Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời tham dự sự kiện.
  • Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe.
  • Để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng họ khách mời, doanh nghiệp có thể chuẩn bị một món quà lưu niệm nhỏ.