Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? – Công việc và Kỹ năng

Rất nhiều bạn trẻ đứng trước các cơ hội nghề nghiệp ngành sự kiện vẫn chưa hiểu rõ nhân viên tổ chức sự kiện là gì cũng như công việc cụ thể ra sao. Nếu muốn trở thành một người làm nghề sự kiện, bạn cần phải có thêm những kỹ năng gì thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé!

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? – Nội dung công việc

Người làm sự kiện là người đứng sau sự thành công của một sự kiện. Tuy nhiên, ngày chạy “chương trình” chỉ là phần mà chúng ta có thể nhìn thấy được. Để có thể thực hiện được chương trình như vậy thì cần có sự làm việc không mệt mỏi của những người nhân viên tổ chức sự kiện.

Công việc cụ thể của nhân viên tổ chức sự kiện

Một sự kiện cần phải có sự phối hợp của nhiều bộ phận, nhiều nhân viên tổ chức sự kiện khác nhau. Về cơ bản, công việc của một người tổ chức sự kiện thường bao gồm các bước như: 
– Nghiên cứu thương hiệu.
– Xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới
– Xác định mục tiêu của sự kiện rồi sau đó phát triển những ý tưởng chủ đạo cho sự kiện
– Quản lý chi phí, ngân sách và lập kế hoạch triển khai, chuẩn bị nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để “chạy” được chương trình. 

Những khó khăn mà nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt

Bên cạnh như yếu tố nhất định phải có để làm việc như về sức khỏe, kỹ năng , kiến thức … thì bạn còn phải có một “tinh thần thép” để có thể hoàn thành nhiệm vụ tổ chức một sự kiện. Nhân viên tổ chức sự kiện phải thể hiện tất cả những điều đó khi
– Lên ý tưởng cho chương trình. Cái khó mà nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt đó chính là kỹ năng suy nghĩ và khát quát ý tưởng nhanh. Bạn cần phải phân tích mọi ý tưởng hiện lên trong đầu một cách nhanh chóng để có thể chọn ra ý tưởng phủ hợp nhất cho chương trình.

– Khi đàm phán với khách hàng. Quả không quá khi nhiều người vẫn ví von những người tổ chức sự kiện không khác gì là “làm dâu trăm họ”. Bạn sẽ phải đối mặt với nhiều khách hàng đưa ra các ý tưởng cho sự kiện. Và vấn đề ở chỗ, một số ý tưởng thực hiện hiệu quả giúp ít nhiều cho người làm event nhưng cũng không ít những ý tưởng thì không phải vậy.
– Khi đàm phán với nhà cung cấp. Đây cũng không phải là chuyện dễ dàng chút nào.Chắc những người làm sự kiện đã từng phải đàm phán với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp là một mắt xích không thể nào tách rời trong chuỗi vận hành sự kiện. Vì vậy, làm thế nào để quản lý số lượng các nhà cung cấp lớn cũng khiến cho dân làm sự kiện chuyên nghiệp phải ái ngại.

Nhân viên tổ chức sự kiện cần có những kỹ năng gì?

Nếu được hỏi là một nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có kỹ năng gì thì câu trả lời được nhiều người trong nghề tán thành nhất chắc là: “Muốn làm event thì cái gì cũng cần biết một chút”. Bởi càng biết nhiều sẽ càng giảm thiểu được những tình huống rủi ro xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. 

Nhân viên tổ chức sự kiện cần sự sáng tạo

Khi tham gia một sự kiện, tất cả những gì mà người tham dự trải nghiệm đều là kết quả của sự sáng tạo và chuẩn bị của những người làm sự kiện. Càng có nhiều sự sáng tạo thì trải nghiệm này sẽ càng tuyệt vời, càng ấn tượng và tăng hiệu quả truyền thông của sự kiện.
Để có được sự sáng tạo cần thiết cho một sự kiện, cảm hứng chính là thứ mà nhiều người nhắc đến. Vậy làm thế nào để sáng tạo?

Một số người cho rằng sáng tạo là khả năng thiên phú. Hơn nữa sự sáng tạo là thứ thuộc về mỗi cá nhân; khó có thể học hay trau dồi được từ bất kỳ ai. Tuy nhiên, thật may mắn, có một sự thật là sự sáng tạo cũng ít nhiều có thể được trau dồi. Nó được rèn luyện hằng ngày thông qua sự quan sát; ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. 
Từ quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, chúng ta có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho bản thân. Bên cạnh đó, cho dù bạn có là người được thiên phú sự sáng tạo thì bạn cũng phải luôn làm nhạy bén các khả năng của mình bằng cách học hỏi những thông tin mới nhất trong lĩnh vực của bản thân đang làm việc.

Nhân viên tổ chức sự kiện biết làm việc với nhà cung cấp

Như đã trình bày ở trên, công ty tổ chức sự kiện cần phải hợp tác với rất nhiều nhà cung cấp. Do đó, không tránh khỏi việc nhân viên tổ chức sự kiện sẽ làm tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers).
Nếu bạn là người trực tiếp tìm kiếm các nhà cung cấp cho công ty tổ chức sự kiện thì bạn cần phải sẵn sàng đón nhận một điều rằng: vì rất nhiều lý do khác nhau mà bạn sẽ có thể phải nhận sự từ chối từ nhà cung cấp. Đối với những nhà cung cấp sẽ hợp tác với công ty bạn cũng sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh. Do đó bạn cần lưu ý rõ ràng, chính xác, cẩn trọng trọng quá trình làm việc để tránh những rủi ro về sau.
Để có thể làm việc tốt với Nhà cung cấp bạn cần xác định hợp tác trên tinh thần hơp tác và tôn trọng lẫn nhau. Về phần mình, bạn phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để đảm bảo tiến độ tổ chức sự kiện.

Scroll to Top