Những bước không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công thì doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch cũng như rà soát lại toàn bộ quy trình để bổ sung cũng như chỉnh sửa sao cho hợp lý giúp sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp hơn. Dưới đây là các bước doanh nghiệp không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện

Lên danh sách kiểm tra khách hàng

Trước khi diễn ra sự kiện, ban tổ chức cũng nên rà soát lại công tác về gửi thiệp mời cho các khách mười. Kiểm tra số lượng khách mời sẽ nhận lời tham gia  khách mời đều đã nhận được thiệp hay là chưa và mọi công tác để phục vụ khách mời sẽ có đầy đủ và chu đáo hay không…

Xác nhận lại địa điểm tổ chức

Địa điểm để tổ chức cần thuê và được khảo sát từ sớm. Tuy nhiên, cho đến khi sát ngày thì bạn nên kiểm tr để tránh sai sót. Các hạng mục cũng nên lưu ý như là: tình trạng giao thông,hay cổng chào, bàn tiếp khách, các khu vực tổ chức sự kiện, những hệ thống âm thanh, ánh sáng,và lối thoát hiểm…

Nhân viên phục vụ cần điều chỉnh

Nhân sự để phục vụ cho những sự kiện thì ngoài những người làm công tác về tổ chức thì có một bộ phận khác là người tham gia trực tiếp ở trong sự kiện như: vũ công, hay MC, PG… Bộ phận nhân sự này cũng sẽ được thuê từ ở bên ngoài vào. Vì vậy, ngoài việc ban tổ chức tìm đơn vị cung cấp uy tín thì bạn cũng nên cần check lại thường xuyên để có thể nắm được các thay đổi nếu có.

Sắp xếp hậu cần

Công tác hậu cần để phục vụ cho sự kiện thì cần phải kiểm tra thật thường xuyên .Công việc hậu cần thì bao gồm: công tác để đón tiếp khách mời sự kiện, công tác để chuẩn bị phương tiện để đưa đón khách mời, công tác để phục vụ khách mời, và kiểm tra thực đơn ở trong các bữa tiệc chính, và cung cấp các dịch vụ khác mà khách mời sẽ yêu cầu.

Kiểm tra lại nội dụng sự kiện

Ngoài những việc đã kể ở trên thì nội dung chính cũng sẽ diễn ra ở trong sự kiện cũng là mọt điều bạn cần lưu tâm. Ở nhiều sự kiện thì những nội dung này là do bên đối tác sẽ chuẩn bị. Tuy nhiên, là một người điều phối thì bạn cũng nên cần nắm rõ các nội dung để có thể biết khi nào cần phải trình chiếu slide và có thể khớp âm thanh, ánh sáng sao cho phù hợp nhất.
 

Công Ty Cổ Phần Tiếp Thị Truyền Thông VIETLINK

    • Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM
    • Văn phòng đại diện: Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
    • Xưởng sản xuất: 93 đường TTN , 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất , Quận 12, TP.HCM
    • Tell: 028 62 700 721
    • Mail: info@vietlinkmedia.com
    • Hotline: 0909 975 731 | 0938 277 247 | 0938 267 287
    • Website: vietlinkevent.vn

 

Scroll to Top