Những điều cần nhớ khi lập kế hoạch sự kiện

Một trong những việc rất quan trọng khi tổ chức sự kiện đó chính là lên kế hoạch. Một kế hoạch hoàn chỉnh và chu đáo sẽ giúp cho việc thực hiện dễ dàng hơn. Việc thực hiện được phối hợp một cách nhịp nhàng thì sự kiện càng thành công. Vậy khi lập kế hoạch bạn cần nhớ những điều gì? Dưới đây là những điều cần nhớ khi lập kế hoạch sự kiện mà chúng tôi gợi ý, bạn có thể tham khảo.

List các công việc cần thực hiện theo kế hoạch

Một sự kiện quy mô như thế nào dù một sự kiện quy mô lớn hay buổi lễ khai trương thì cũng cần phải lập được một kế hoạch kĩ lưỡng. Điều này sẽ giúp tất cả các bộ phận tránh mắc phải những sai sót không cần thiết. Về cơ bản thì bản phác thảo và đề xuất kế hoạch dù trình bày thế nào đi chăng nữa thì tối thiểu cần có danh sách các công việc cần thực hiện.

Vì vậy bạn hãy lập ra một danh sách cụ thể nhất những việc cần làm, nhớ là thật chi tiết nhé. Ví dụ để phục vụ cho việc tổ chức lễ khai trương Showroom thì gồm có các công việc như: thiết lập và gửi thiệp mời khai trương đến khách hàng, lựa chọn địa điểm tổ chức cho sự kiện, chuẩn bị các đồ trang trí như hoa, băng rôn, khẩu hiệu,…

Cần nhớ việc quản lý ngân sách rất quan trọng

Nói chung, nếu như việc quản lí ngân sách tốt sẽ giúp bạn nắm bắt được tình hình tài chính. Đây không chỉ riêng về tổ chức một sự kiện nào mà trong tất cả mọi việc. Do đó, bạn hãy xem trọng việc quản lý ngân sách để sự kiện được hoàn thiện một cách tốt nhất.

Khi cân nhắc về ngân sách thì bạn có thể đưa ra được những phương pháp điều chỉnh sao cho hợp lí. Tốt nhất, bạn nên tránh tình trạng chi tiêu một cách lộn xộn, hoặc là quá mạnh tay gây thâm hụt ngân sách. Bên cạnh đó, đây cũng là cách giúp bạn biết được mình đang thiếu và dư những gì. Sau đó  thì bạn có thể kịp thời bổ sung để buổi lễ được hoàn hảo hơn.

Mỗi hạng mục trong kế hoạch phải kèm deadline cụ thể

“Một mục tiêu mà không đi kèm với deadline thì sẽ chẳng thể thành hiện thực”. Một sự kiện dù lớn nhỏ thì không phải chuẩn bị chỉ trong một hai ngày sẽ xong. Việc bạn đưa ra một hạn chót nhằm đảm bảo từng hạng mục được thực hiện đúng quy đinh và đúng tiến độ. Khi một giai đoạn đúng tiến độ thì hỗ trợ rất lớn cho việc giai đoạn tiếp theo cũng hoàn thành đúng tiến độ.

Scroll to Top