Tại sao các công ty tổ chức sự kiện?

Bạn đã từng tham dự sự kiện của nhãn hàng nào chưa? Bạn có thắc mắc tại sao các công ty tổ chức sự kiện hàng trăm thậm chí hàng tỉ đồng để làm gì không? Xung quanh vấn đề này có khá nhiều điều thú vị. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Sự kiện là một công cụ truyền thông

Thực ra, sự kiện không phải được tổ chức chỉ đơn thuần để giải trí, các nhãn hàng đều xem việc tổ chức sự kiện như là một công cụ để truyền thông. Trong Marketing, các kênh truyền thông được chia thành ba nhóm chính như sau: 

  • Mass Marketing, 
  • Mix Marketing, 
  • Targeted Marketing. 

Sự kiện là một công cụ thuộc nhóm nhóm thứ 3 kể trên- Targeted Marketing. Khác với các nhóm còn lại chỉ giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu thì nhóm Targeted Marketing lại mang tính hành động hơn nhiều. Nói một cách cụ thể thì nó giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu bán hàng, tăng lượng khách hàng, khuyến khích khách hàng sử dụng sản phẩm thử, tăng tính trung thành của khách hàng đối với thương hiệu, sản phẩm hơn. 

Ngoài tổ chức sự kiện thì trong nhóm Targeted Marketing còn có các công cụ khác như tin nhắn, email, tặng sản phẩm mẫu, Marketing tại điểm bán,… Tuy nhiên, theo nhiều người làm trong nghề và các chuyên gia đánh giá rằng Event (sự kiện) được coi là “công cụ vàng” được nhiều nhãn hàng sử dụng. 
Sự kiện là những hoạt động Marketing được tổ chức chuyên nghiệp nhằm giáo dục cộng đồng, quảng bá hình ảnh sản phẩm hay định vị ưu thế sản phẩm đến với khách hàng. Nhãn hàng có thể sử dụng công cụ bằng cách  tự tổ chức, hỗ trợ tổ chức sự kiện hoặc là tài trợ cho việc tổ chức sự kiện.

Công ty cần tổ chức sự kiện như thế nào?

 Xác định mục đích sự kiện

Hầu như tất cả các sự kiện được tổ chức đều không chỉ tốn về “trí” mà còn tốn về “lực”, cả về sức người và sức của đều không hề ít. Vậy nên sự kiện phải bắt nguồn từ một mục đích rõ ràng và chính xác để thuận tiện cho khâu tiếp theo như khâu  thiết kế, khâu triển khai và khâu đánh giá. Nói chung, thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ có ba mục đích chính, đó là: 

  • Tăng nhận diện thương hiệu, 
  • Tăng doanh số, 
  • Tăng mức độ gắn kết.


Nếu như công ty của bạn đang cần thực hiện 1 trong 3 điều nêu trên, thì dường như một cách chắc chắn là công cụ tổ chức sự kiện được chọn.

Giúp nhận diện hình ảnh thương hiệu

Bạn có nhớ nhưng năm sinh viên thường có các chương trình làm sim miễn phí tại sân trường của các hãng viễn thông không? Đây cũng là một sự kiện giúp chúng ta nhớ đến màu sắc của thương hiệu, biết đến thương hiệu nhiều hơn, chú ý đến thương nhiều hơn.

Giúp tăng doanh số bán hàng

Thay vì thuyết phục khách hàng mua trực tuyến qua các kênh online, nhờ event, các nhãn hàng có thể tương tác một cách trực tiếp với khách hàng. Vì vậy mà khả năng “chốt sale” được đẩy mạnh hơn rất nhiều.

Trong những sự kiện như thế này khách hàng có thể dùng thử sản phẩm, khách hàng sẽ dễ thực hiện các quyết định mua hàng ngoài kế hoạch hơn so với việc khách hàng tình cờ đọc quảng cáo của nhãn hàng trên các kênh khác. Các buổi workshop, học thử được tổ chức bởi các trung tâm Tiếng Anh là ví dụ khá là điển hình cho mục đích này. 

Tăng độ gắn kết thương hiệu

Một khi được tương tác trực tiếp với nhãn hàng tại các sự kiện, khách hàng không chỉ tăng độ nhận diện về nhãn hàng mà mức độ gắn kết của khách hàng đối với nhãn hiệu cũng được củng cố hơn.
Chúng ta có thể xem qua ví dụ quen thuộc của Heineken. Nhãn hàng gắn kết với khách hàng bằng chuỗi sự kiện countdown party. Bằng việc tổ chức sự kiện này để đánh vào sự quan tâm của công chúng, Heineken đã hết sức thành công gắn thương hiệu của mình với hình ảnh năm mới.

Các bước để thực hiện một sự kiện

Về cơ bản, để xây dựng một sự kiện những người tổ chức sự kiện cần đi tiến hành ba bước chính như sau:

Xác định mục tiêu

Ngoài các bước cơ bản nhất là xác định mục tiêu của sự kiện thì người tổ chức cũng cần phải xác định được một số vấn đề khác như loại hình sự kiện, đối tượng hướng tới của sự kiện là ai… Bước đầu tiên này được coi là rất quan trọng của sự kiện để phát triển các phần tiếp theo sau đó.

Ví dụ một trung tâm tiếng Anh cho trẻ em muốn tổ chức sự kiện trung thu sẽ cần xác định: mục tiêu chính  là tăng độ nhận diện thương hiệu, loại hình là chương trình văn nghệ, đối tượng hướng tới của sự kiện là các bạn nhỏ và phụ huynh ở địa bàn gần trung tâm tiếng Anh.

Tìm kiếm chủ đề cho sự kiện

Sau khi quyết định được các gạch đầu dòng chính, người tổ chức cần phải đi sâu hơn bằng cách chi tiết  thông điệp của sự kiện, thông điệp mà nhãn hàng gửi gắm thông qua sự kiện. Đặc biệt là cách truyền đạt thông điệp ấy ra sao và sự kiện sắp tổ chức có điểm gì nổi bật.

Lên chương trình và kế hoạch cụ thể

Sau những bước trên thì người tổ chức cần thêm các chi tiết khác để có một bản kế hoạch chương trình hoàn chỉnh và đầy đủ. Bản kế hoạch cần ghi rõ các đầu việc cần phải thực hiện, các mốc thời gian phải hoàn thành những việc ấy, người nào phụ trách việc nào cũng như kế hoạch dự phòng…

Một số vấn đề cần lưu ý

Dù sự kiện được chuẩn bị theo kế hoạch và mỗi sự kiện sẽ có những đặc điểm riêng. Tuy nhiên, dưới đây là một số gợi ý bạn nên quan tâm
Tính trải nghiệm: Trước hết mục đích chính của event là làm tăng trải nghiệm của người tham dự nên điểm cần quan tâm hàng đầu của tổ chức event là để ý đến trải nghiệm của khán giả, khách mời, khách mời VIP. Một sự kiện dù có được tổ chức chu toàn, công phu mà không đem đến được cho những người tham dự những trải nghiệm tốt thì xét cho cùng cũng không phải một sự kiện thành công.
Các kế hoạch cần có time line chi tiết, cụ thể, rõ ràng. Nếu như ý tưởng là linh hồn của sự kiện thì các kế hoạch chính là bộ khung giúp cho sự kiện được thành hình và hoàn thiện.