Thứ tự các bước tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp

to-chuc-su-kien-khai-truong-1

Đối với bất cứ doanh nghiệp nào, để việc làm ăn được thuận lợi và suôn sẻ, người chủ doanh nghiệp thường rất coi trọng lễ khai trương. Việc tổ chức sự kiện khai trương bên cạnh ý nghĩa mang lại sự may mắn, giá trị tinh thần và phong thủy trong kinh doanh, mặt khác nó cũng là một hình thức quảng bá thương hiệu đến với khách hàng và người tiêu dùng. Góp phần làm bước đệm đưa doanh tên tuổi doanh nghiệp đến với khách hàng và đối tác. Chính vì thế, việc tổ chức lễ khai trương rất được doanh nghiệp chú trọng và đánh giá cao. Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà việc tổ chức sự kiện khai trương sẽ khác nhau. Nhưng, tất cả đều phải được chuẩn bị một cách kỹ càng và có kế hoạch cụ thể. Người tổ chức cần phải nắm được tất cả các yếu tố cần đạt được của sự kiện này. Đồng thời luôn có phương án dự phòng cho mọi trường hợp có thể xảy ra. Vậy để tổ chức sự kiện khai trương thành công tốt đẹp thì cần phải tuân theo các bước như thế nào? Và ý nghĩa của lễ khai trương mang lại cho doanh nghiệp là gì? Bạn hãy cùng theo dõi qua bài viết dưới đây nhé!

 1> Khái niệm “Tổ chức sự kiện khai trương” 

Tổ chức sự kiện khai trương hay còn được gọi là Grand Opening là một thời khắc đặc biệt, được tổ chức bởi các doanh nghiệp nhằm đánh dấu ngày ra mắt của mình trên thị trường. Đây là dịp để doanh nghiệp giới thiệu, quảng bá hình ảnh của mình đến với người tiêu dùng và khách hàng tiềm năng, tạo bước đệm cho sự phát triển của doanh nghiệp về sau.
to-chuc-su-kien-khai-truong-1
Trong phong thủy, lễ khai trương cũng đóng một vai trò rất quan trọng. Trong tiếng Hán, “Khai” có nghĩa mở đầu, “Trương” có nghĩa là lớn mạnh, phát triển. Chính vì thế người xưa quan niệm rằng hai từ “Khai Trương” nhằm chỉ việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán sẽ ngày càng phát đạt hơn.
Quy mô tổ chức sự kiện khai trương lớn hay nhỏ phụ thuộc vào quy mô, tầm cỡ của doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Tùy thuộc vào doanh nghiệp tổ chức, buổi lễ khai trương sẽ có các hạng hạng mục, chương trình cụ thể khác nhau, được bố trí và sắp xếp sao cho hợp lý và ấn tượng nhất.

2> Tổ chức sự kiện khai trương vào thời điểm nào?

2.1> Xem ngày khai trương theo tuổi

Theo phong tục tập quán của cha ông ta từ xa xưa, quan niệm thời gian theo ngày, tháng của người Việt Nam thường bị ảnh hưởng giữa ngày âm và ngày dương. Đa số, để xem các ngày trọng đại như khai trương, cưới hỏi thường được xem theo ngày âm.
Đối với người làm ăn kinh doanh, họ rất quan trọng vào ngày khai trương và luôn kiêng cữ trong một số ngày nhất định. Tùy thuộc vào tuổi của người chủ doanh nghiệp mà ngày khai trương sẽ khác nhau. Tuy nhiên có một số điểm sau đây có thể áp dụng cho nhiều trường hợp:

  • Ngày tổ chức sự kiện khai trương khởi đầu cho một năm mới thường rơi vào ngày mùng 4, mùng 6, mùng 8,…thông thường là những ngày chẵn, biểu trưng cho sự tròn đầy.
  • Khai trương nhà hàng, buôn bán thì hạn chế ngày “Tam nương”, tức là ngày mùng 3, mùng 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch. Không chỉ riêng gì khai trương mà hầu như những sự kiện khác như cưới hỏi, động thổ, xuất hành đều tránh những ngày này vì không tốt.

to-chuc-su-kien-khai-truong-2

2.2> Một số điều cần lưu ý khi chọn thời điểm tổ chức sự kiện khai trương

Về quy mô tổ chức
Tùy thuộc vào quy mô tổ chức khác nhau và thời điểm tổ chức sự kiện khai trương sẽ được lên kế hoạch khác nhau. Đối với những lễ khai trương có quy mô vừa và nhỏ, thời điểm tổ chức nên diễn ra sau ngày lên kế hoạch 2 đến 3 tuần là đủ. Ngược lại, đối với những lễ khai trương có quy mô chương trình lớn, có lượng khách mời đặc biệt và đông đảo thì thời gian chuẩn bị tốt nhất là từ 2 tháng để có thể lên kịch bản chi tiết cho cả chương trình đồng thời tính toán đến những yếu tố khác như các đơn vị liên kết, kiểm duyệt, xin giấy phép.
Về khách mời
Việc lên danh sách khách mời đóng vai trò rất quan trọng trong buổi lễ khai trương. Danh sách khách mời tùy thuộc vào mục đích chính của doanh nghiệp muốn hướng đến là gì. Tuy nhiên, thời điểm tổ chức sự kiện khai trương cần phải tính toán thật kỹ sao cho tất cả khách mời đều có thời gian để đến tham dự. Bởi vì mỗi người đều có một công việc và cuộc sống khác nhau, do đó cần phải chọn được thời điểm phù hợp nhất. Đặc biệt thời gian cần được sắp xếp thuận lợi cho những khách mời quan trọng như đối tác hoặc khách hàng chiến lược.
Về mục đích và hình thức tổ chức
Mục đích tổ chức sự kiện cần phải được doanh nghiệp xác định rõ ràng, tránh việc tổ chức đi sai hướng và không đúng với mục đích ban đầu đề ra. Một ví dụ đơn giản như nếu muốn khai trương cửa hàng cần tạo được sự chú ý cho càng nhiều khách hàng thì việc tổ chức vào một ngày cuối tuần với hình thức văn nghệ sẽ có nhiều hiệu quả hơn việc tổ chức vào một ngày trong tuần.
Tuy nhiên nếu như mục đích tổ chức chỉ nhắm tới đối tượng là những khách mời quan trọng và muốn tổ chức riêng tư thì thời gian diễn ra có thể vào buổi tối các ngày trong tuần đều khá phù hợp, vừa dễ đặt chỗ tại các nhà hàng vừa thuận lợi về giao thông di chuyển.
Trên đây là một số chia sẻ của chúng tôi về các bước tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp và bạn nên biết. Hy vọng bạn có thể áp dụng chúng để tổ chức được một buổi lễ khai trương cho doanh nghiệp của mình thành công và ấn tượng.