Tổ chức sự kiện là gì và các vấn đề liên quan

Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện là gì và nó có ý nghĩa như thế nào? Có lẽ chúng ta đã nghe rất nhiều lần về khái niệm này ở rất nhiều nơi. Đặc biệt, những năm gần đây, nghề sự kiện cũng đang làm một nghề khá hot với các bạn trẻ.

Sự kiện là gì – Khái niệm?

Theo từ điển tiếng Việt thì sự kiện có nghĩa là những sự việc xảy ra mà có ít nhiều ý nghĩa quan trọng. Hiểu một cách nôm na là những việc quan trọng. Tuy nhiên, có những sự kiện quan trọng nhưng do chúng ta chủ đích tổ chức nó và cũng có những sự kiện do tự nhiên. 
Ví dụ như ngày con bạn chào đời cũng là một sự việc quan trọng đối với bạn và gia đình của bạn. Tuy nhiên, bạn không biết chính xác được con bạn sẽ sinh vào thời gian nào cả. Nhưng đối với sự việc tiệc sinh nhật 1 tuổi của bé thì lại khác. Lúc này, trước ngày mở tiệc, bạn đã biết được và lên kế hoạch tiệc sẽ tổ chức vào ngày nào, gồm những ai…

Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi muốn đề cập đến những sự kiện được lên kế hoạch xây dựng và triển khai cụ thể. Sự kiện diễn ra thu hút nhiều người tham gia và biết đến theo mục đích của người muốn tổ chức sự kiện một cách rõ ràng.
Các sự kiện đó thường là: Hội nghị, hội thảo, cuộc họp cổ đông, lễ khai trương, họp báo, lễ tri ân, các chương trình ca nhạc, giới thiệu sản phẩm, hoạt động từ thiện, quyên góp tiền, lễ hội, lễ kỹ niệm, lễ cưới, sinh nhật…

Tổ chức sự kiện như thế nào?

Để các sự kiện như trên có thể diễn ra một cách thành công thì cần phải có khâu tổ chức. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Đây là khái niệm mà bạn phải hiểu rõ nếu bạn muốn làm nghề sự kiện hoặc tham gia công việc tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện thực chất là tổng hợp các công việc tổ chức thực hiện các nội dung theo quy trình nhất định để cho sự kiện có thể diễn ra. Quá trình này xuyên suốt từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc và sau khi sự kiện kết thúc.
Hiện nay, công việc tổ chức sự kiện được diễn ra với các hoạt động trong các hầu hết các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao…thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội… 

Ở những nước có nền kinh tế phát triển, và hiện nay nhiều nước đang phát triển cũng  có xu hướng phát triển các công việc tổ chức sự kiện. Hơn thế nữa, tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù và được đào tạo một cách bài bản tại các trường đại học, cao đẳng chuyên nghiệp. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ cho công việc tổ chức sự kiện hiện nay.

Ai là người tổ chức sự kiện?

Vậy ai là người đảm nhiệm vai trò tổ chức sự kiện? Khi một người hay tổ chức, doanh nghiệp nào đó muốn tổ chức một sự kiện thì ai sẽ là người tổ chức. Thông thường, sẽ có ba nhóm đối tượng sau sẽ tổ chức.
Thứ nhất, cá nhân hoặc tổ chức đó tự đứng ra tổ chức sự kiện đó. Đây là những sự kiện nhỏ, mang tính nội bộ của cá nhân hay tổ chức. Ví dụ như tiệc sinh nhật, tiệc cuối năm…
Thứ hai, nhờ hoặc người biết tổ chức sự kiện để giúp đỡ, hỗ trợ. Những người được nhờ hoặc thuê này có thể là những người có kinh nghiệm hoặc nguồn lực để làm công việc tổ chức sự kiện. Nhưng về cơ bản, họ cũng chỉ có thể hỗ trợ một phần hoặc những sự kiện nhỏ mà thôi.
Thứ ba là thuê dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty tổ chức sự kiện. Đây thường là phương án mà các công ty lớn hoặc các công ty, tổ chức, cá nhân muốn tổ chức những sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp.

Các công việc khi tổ chức sự kiện

Như vậy bạn đã biết sự kiện là gì, tổ chức sự kiện là gì và ai là người tổ chức sự kiên rồi. Vậy thì tổ chức sự kiện cụ thể là những công việc gì để có thể làm một sự kiện được diễn ra suôn sẻ? Hơn nữa, để làm được một sự kiện để lại ấu dấu sâu sắc và thỏa mãn người tham dự không phải là dễ.
Bên cạnh những yếu tố mang tính lý thuyết như cần sức khỏe, kỹ năng , kiến thức … Bạn còn rất cần có một “tinh thần thép” hay còn được gọi là “cân não”.  Vậy thì người chuyên viên tổ chức sự kiện phải dốc sức vào những công việc cụ thể gì?
– Lên ý tưởng và kế hoạch, kịch bảncho một chương trình. Điều này là điều không phải dễ, đòi hỏi người làm sự kiện phải có kỹ năng suy nghĩ và khát quát ý tưởng một cách cực kỳ nhạy bén.
– Đàm phán với khách hàng: Đây là công việc mà những người tổ chức sự kiện gọi vui là là “làm dâu trăm họ” bởi không dễ gì có thể làm hài lòng khách hàng.
– Đàm phán với nhà cung cấp: Đàm phán với khách hàng khó bao nhiêu thì cũng không phải là chuyện dễ dàng khi đàm phán với nhà cung cấp. Một sự kiện được gọi là thành công mỹ mãn cần phải cần làm việc với rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau thì mới đủ nguồn lực để hoàn thiện sự kiện.

Scroll to Top