Ngày nay, việc các doanh nghiệp, công ty tổ chức các hội thảo nhằm thu hút sự chú ý, quan tâm của khách hàng trở nên rất phổ biến. Không giống với các event cộng đồng khác, hội thảo mang đặc thù riêng là kêu gọi người tham dự. Không chỉ vậy, sự kiện có sự giới hạn về đối tượng cũng như số lượng tham gia.
Do đó, sự có mặt của khách tham dự hội thảo đặc biệt quan trọng và ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, kinh phí, diễn giả….Vậy có cách mời khách hàng tham dự hội thảo nào hiệu quả, thu hút không?
1. Làm rõ thông tin
1.1. Nhu cầu của khách hàng tham dự hội thảo
Thông thường, sẽ xoay quanh một vài vấn đề nhất định trong mỗi buổi hội thảo đều do đó cùng với việc xây dựng nội dung, nhiệm vụ ban tổ chức sự kiện là cần phải xác định đối tượng cụ thể của buổi hội thảo.
Đối tượng tham dự hội thảo mà ban tổ chức hướng đến là ai, độ tuổi, địa vị, nghề nghiệp, nhu cầu, sở thích,…như thế nào? Trả lời các câu hỏi đó để xác định khách mời có thực sự quan tâm đến buổi hội thảo không và liệu các nội dung mà bạn xây dựng có phù hợp với những đối tượng đó hay không. Từ đó, việc tìm cách mời các khách hàng đến dự hội thảo sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Một trong những kiêng kỵ tuyệt đối không được mắc phải đó là đừng bao giờ lừa dối khách mời. Chính nguyên nhân này đã khiến nhiều người không còn mặn mà với những buổi hội thảo. Có khá nhiều khách hàng cảm thấy thất vọng, không có niềm tin khi tham gia các cuộc hội thảo. Bởi họ cảm thấy mình bị lừa, cảm thấy thất vọng hoàn toàn khi nhiều chương trình quảng cáo quá mức trong khi thực tế hội thảo lại không hề như vậy.
1.2. Nội dung của buổi hội thảo
Dù là cuộc hội thảo về vấn đề nào đi chăng nữa thì đều hướng đến nội dung, mục đích chủ đạo đó là trao đổi với khách hàng. Truyền đạt một cách chân thành, rõ ràng, độ chính xác cao các nội dung của buổi hội thảo , mang lại cảm giác tin tưởng, an tâm chính là cách hiệu quả để mời khách hàng tham dự hội thảo.
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được lòng tin đối với khách hàng và được sự quan tâm, đón nhận và hội thảo sẽ được đông đảo khách hàng tham dự.
Tìm hiểu: Hội nghị tri ân khách hàng là gì và nhiều kinh nghiệm tổ chức hội thảo tại: https://vietlinkevent.vn/hoi-nghi-hoi-thao/
2. Cách mời khách hàng tham dự hội thảo
2.1. Nhắc lịch tham gia bằng cuộc gọi/ email
Thông thường khi mời khách tham dự các sự kiện bạn chỉ cần gửi thiệp mời là xong cho đến khi sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, bạn nên gửi email hoặc gọi điện thoại nhắc họ về ngày giờ sự kiện diễn ra và yêu cầu họ xác nhận về việc có mặt trong sự kiện hay không. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo được số lượng khách tham dự. Hơn nữa, bao giờ lời mời trực tiếp bằng miệng cũng tốt hơn là trên giấy.
2.2. Truyền thông mạng xã hội
Trong thời đại 4.0, việc quảng cáo trên mạng xã hội ngày càng phổ biến và phương thức này cũng mang lại hiệu quả cực kỳ tốt. Phương tiện này sẽ giúp thu hút khách đến tham dự hội thảo thành công hơn.
Trên các trang mạng như Twitter, Facebook, Instagram,…bạn hay đăng tải những bài viết tuyên truyền về hội thảo. Như thế, sẽ giúp quảng cáo rộng rãi hơn về hội thảo của bạn và mang lại những kết quả khả quan. Bên cạnh đó, các blog cộng đồng trực tuyến hoặc các diễn đàn sẽ mang lại hiệu quả cao cho quá trình quảng bá hội thảo trong công đồng.
2.3. Mời khách mời nổi tiếng/chuyên gia tham dự
Sự tham gia của khách mời là người nổi tiếng chính là cách mời khách hàng tham dự hội thảo hiệu quả với mức độ thành công cao. Đó có thể là các khách mời là người nổi tiếng như ca sĩ, MC, nghệ sĩ hài,…hay những người tài giỏi, nổi tiếng trong ngành được nhiều người yêu thích và có liên quan đến nội dung của buổi hội thảo.
2.4. Địa điểm hợp lý
Đối với việc tổ chức hội thảo thì yếu tố địa điểm rất quan trọng. Bởi dù cho chủ đề sự kiện của bạn có hay, có hấp dẫn như thế nào nhưng lại tổ chức ở địa điểm không phù hợp, không thuận tiện cho việc đi lại, nơi tổ chức quá xa. Thì điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến số lượng người tham dự sẽ khiến số lượng người tham dự giảm đi rất nhiều.
Khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo thì bạn cần quan tâm đến cách bàn ghế được sắp xếp, cách tổ chức phục vụ và ngay cả nơi để gửi xe. Bởi không ai muốn xe của mình phải gửi ở xa, gửi bên đường rồi đi bộ đến địa điểm. Gửi xe tại chỗ bao giờ cũng thuận tiện hơn.
Xem thêm nhiều bài viết cùng chủ đề tại: https://vietlinkevent.vn/hoi-nghi-hoi-thao/
2.5. Lắng nghe ý kiến khách hàng để tạo chương trình hấp dẫn
Luôn luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng và ghi nhận những ý kiến đóng góp mang tính xây dựng của họ. Dù có thể sẽ rất nhiều thông tin và có sự trùng lặp nhưng chắc chắn vẫn có thể lọc ra được thông tin vàng giữa một rừng các thông tin rác.
Vì thế, đừng bỏ qua bất cứ một cơ hội được lắng nghe nào. Vậy mới thấy câu nói “chúng ta có hai tai và một miệng, chúng ta nên lắng nghe nhiều hơn hai lần chúng ta nói chuyện” ngày càng đúng hơn.
2.6. Tạo cơ hội mở rộng mối quan hệ cho khách hàng
Mỗi người đều có nhu cầu mở rộng các mối quan hệ mà các cuộc hội thảo lại có sự tham gia của rất nhiều khách mời. Đây được xem là cơ hội tuyệt vời cho tất cả những ai tham gia hội thảo có thể giao lưu, kết bạn và mở rộng các mối quan hệ hiệu quả hơn. Từ đó, có thể có thêm được những người bạn cùng chí hướng hay có thêm các khách hàng, đối tác trong tương lai,…
Với những chia sẻ ở trên hy vọng bạn đã tìm được cách mời khách hàng tham dự hội thảo hiệu quả và giúp chương trình diễn ra thành công hơn mong đợi. Nếu bạn đang mong muốn tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ tổ chức hội nghị khách hàng – hội thảo chuyên nghiệp, uy tín đừng bỏ qua Vietlink Event. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ tận tình và kịp thời nhất.
Tham khảo ngay: Dịch vụ tổ chức sự kiện Vietlink Event
