Mẫu kịch bản chương trình hội thảo cập nhật chi tiết

Kịch bản tổ chức chương trình hội thảo được đánh giá là chìa khóa vàng tạo nên sự chuyên nghiệp cho chương trình. Kịch bản càng hay, càng hấp dẫn thì càng nhận được sự quan tâm, chú ý của khách tham dự. Trong bài viết này, Vietlink Event sẽ chia sẻ cách tạo ra kịch bản tổ chức hội thảo mẫu. Cùng xem nội dung dưới đây để tham khảo cách tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp.

1. Hướng dẫn viết kịch bản chương trình hội thảo

1.1. Chuẩn bị tổ chức hội thảo

Việc chuẩn bị tổ chức chương trình này sẽ đòi hỏi cả quá trình tương đối dài. Ở bất kỳ một sự kiện nào dù không quá phức tạp nhưng công tác chuẩn bị vẫn là bước không thể thiếu. Trong bước chuẩn bị, chúng ta sẽ chỉ đề cập đến quá trình chuẩn bị cuối cùng trước khi bước vào nội dung chính để tổ chức chương trình hội thảo.

Cần phải sắp xếp hợp lý, phù hợp từng công việc cụ thể để tiến hành bước chuẩn bị chính xác và nhanh chóng nhất:

• Các tài liệu, dụng cụ cần phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu hội thảo để tránh được các thiết sót có thể gặp phải gây ảnh hưởng trong quá trình chuẩn bị.
• Trang trí địa điểm diễn ra sự kiện hội thảo, hội nghị: Để đón tiếp khách tham dự cần tiến hành treo băng rôn, kết hợp dọc theo lối đi với banner cũng như các địa điểm xung quanh, trên lối đi cần trải thảm đỏ,…
• Sử dụng backdrop, hoa tươi, thảm đỏ,…Để trang trí sân khấu
• Ở khu vực tổ chức cần kiểm tra việc lắp đặt sân khấu: Sắp xếp đầy đủ bàn ghế, băng rôn, hoa,…Tại khu vực sân khấu.

Ở khu vực tổ chức chương trình hội thảo, tiến hành kiểm tra lắp đặt các thiết bị sân khấu: Sân khấu cần được sắp xếp đầy đủ

• Lắp đặt các thiết bị màn chiếu, ánh sáng, âm thanh đầy đủ
• Tại khu vực dành cho đại biểu: Sắp xếp ghế ngồi nghiêm chỉnh, đúng hàng lối, vị trí, đặt các biển tên, hoa tươi, khăn trải bàn, nước uống,…
• Khu vực cho các khách tham dự khác: Sắp xếp bàn ghế ngồi khoa học, ngay ngắn,…
• Khu vực dành cho lễ tân: Sắp xếp cho khách trong lúc tham dự hội thảo bàn ghế, nước uống, tài liệu, bánh kẹo, ….

Sau khi các khu vực đã được kiểm tra xong, bộ phận lễ tân sẽ tiến hành thực hiện công việc đón tiếp khách mời, hướng dẫn họ vào hội trường và phát tài liệu cho khách mời theo đúng như phân công công việc.

Trong trường hợp cần đưa tin tức về sự kiện hội thảo thì sẽ liên hệ với các cơ quan, phương tiện truyền thông báo chí uy tín.

1.2. Thực hiện chương trình hội thảo

Trong mẫu kịch bản chương trình hội thảo chi tiết thì đây là phần nội dung chính, được chú trọng nhất. Để sự kiện hội thảo được diễn ra thuận lợi thì cần sự phối hợp nhịp nhàng của các bộ phận.

Đón khách

Bộ phận lễ tân, PG sẽ làm nhiệm vụ đón khách và hướng dẫn khách mời vào vị trí ngồi. Nên lựa chọn các PG, lễ tân xinh đẹp, dáng người cân đối, duyên dáng ở các cơ sở hàng đầu với mức giá thuê hợp lý.

Bắt đầu hội thảo

Sau khi khách mời đã ổn định chỗ ngồi, MC sẽ lên giới thiệu về chương trình, thành phần các đại biểu. Đồng thời, tuyên bố lý do tổ chức sự kiện ngày hôm nay.

Đại diện khách mời lên phát biểu khai mạc chương trình.

MC hoặc ban tổ chức sẽ lên điều hành chương trình hội thảo. Nếu mục đích của buổi hội thảo là để trao đổi, giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó thì thông thường sẽ có ban chủ trì hội thảo làm công tác điều hành, điều tiết chương trình nhằm tránh nội dung cuộc họp đi quá xa, không đúng trọng tâm cũng như giúp tránh xung đột xảy ra gay gắt.

Trong trường hợp, chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, ban tổ chức nên sắp xếp một vài tiết mục văn nghệ để giúp không khí trở nên thoải mái hơn. Hoặc bạn cũng có thể sắp xếp thời gian nghỉ giải lao giữa giờ với đồ ăn, thức uống nhẹ,…

Bế mạc hội thảo

• Đại diện khách mời sẽ lên phát biểu bế mạc chương trình hội thảo.
• MC chính thức tuyên bố kết thúc chương trình.

1.3. Kết thúc hội thảo

Các bước còn lại sau khi kết thúc sự kiện cũng đơn giản hơn.

• Tiễn khách: Lễ tân, PG sẽ được phân nhiệm vụ sẽ nhanh chóng trở về vị trí cổng ra vào để tiễn khách mời.
• Tháo dỡ các thiết bị, thu dọn dụng cụ: Bộ phận kỹ thuật sẽ phân công nhân sự hỗ trợ việc tháo dỡ, thu dọn các thiết bị kỹ thuật.
• Tiến hành dọn dẹp sạch sẽ địa điểm tổ chức sự kiện.
• Kiểm tra, sắp xếp, nghiệm thu lại tất cả những đồ đã thuê, đi mượn,…tránh việc mất đồ hay thất lạc đồ.

2. Lưu ý khi xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo

Trong quá trình xây dựng kịch bản, để phần kịch bản tổ chức hội thảo trở nên chuyên nghiệp và chi tiết nhất bạn cần chú ý một số vấn đề sau:

2.1. Xây dựng thêm kịch bản riêng cho MC

Khi xây dựng kịch bản nên có thêm phần lời dẫn riêng chi tiết cho MC. Đây là điều cần thiết để giúp MC có thể bám sát vào chủ đề sự kiện nhất để dẫn chương trình. Trên thực tế, MC có thể chuyên nghiệp, dẫn chương trình hay nhưng không phải ai cũng biết rõ về tổ chức, doanh nghiệp.

Dựa trên phần kịch bản dẫn dành riêng cho MC này, họ có thể linh hoạt thay đổi câu từ cho phù hợp, vận dụng tốt các kỹ năng dẫn dắt và làm chủ sân khấu sao cho phù hợp với giọng điệu của mình nhất. Tuy nhiên, nội dung và cấu trúc chương trình sẽ không bị ảnh hưởng.

2.2. Phân công công việc cụ thể trong kịch bản

Trong kịch bản mẫu tổ chức hội nghị sự kiện nói chung và kịch bản tổ chức hội thảo nói riêng, từng bộ phận, từng cá nhân cần phải được phân công việc cụ thể. Điều này sẽ giúp nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận trong ban tổ chức đối với công việc được giao hơn. Hơn nữa, còn tránh được việc mọi người đùn đẩy trách nhiệm và gây ảnh hưởng đến công việc.

Trong trường hợp, các bộ phận, cá nhân đã được phân công công việc cụ thể nhưng không chịu tiếp nhận hoặc làm việc ẩu tả thì trưởng các bộ phận sẽ có nhiệm vụ nhắc nhở các cá nhân, quản lý sẽ nhắc nhở các bộ phận. Việc này nhằm đốc thúc tất cả mọi người có ý thức, trách nhiệm hơn với các công việc chung hội thảo.

Có thể bạn quan tâm:

• Hội nghị khách hàng là gì?
• Mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng
• Hướng dẫn làm backdrop hội nghị khách hàng

2.3. Dự trù giải pháp cho rủi ro có thể xảy ra

Khi tổ chức bất cứ một sự kiện nào thì chúng ta luôn cần phải có kế hoạch B,C,…tức là kế hoạch dự phòng khi sự kiện xảy ra rủi ro, gặp sự cố không đáng có. Khi đó kế hoạch dự trù sẽ là giải pháp hoàn hảo giúp cho bạn khắc phục hiệu quả những rủi ro và không làm ảnh hưởng đến sự kiện. Tổ chức hội thảo cũng như thế, trong quá trình diễn ra có thể xảy ra các rủi ro như: Mất điện, sự cố ánh sáng, âm thanh, thời tiết thất thường,…

Luôn cần phải xây dựng phương án dự phòng rủi ro cụ thể để hội thảo được diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất trong mẫu kịch bản chương trình hội thảo khoa học. Thường thì phương án dự phòng sẽ dự đoán, đề cập các rủi ro có thể xảy ra, lên phương án xử lý cho từng tình huống cụ thể. Trong quá trình tổ chức, nếu sự cố có xảy ra thì dựa trên kịch bản có sẵn cùng kinh nghiệm của bản thân chúng ta sẽ biết cách xử lý các tình huống phát sinh một cách hiệu quả nhất.

Xem thêm nhiều bài viết cùng chủ đề tại: https://vietlinkevent.vn/hoi-nghi-hoi-thao/

3. Mẫu kịch bản chương trình hội thảo

Với những chia sẻ ở trên hy vọng bạn đã tìm được cách xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo hiệu quả và tổ chức chương trình thành công. Nếu bạn đang mong muốn tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ tổ chức các hội thảo chuyên nghiệp, uy tín đừng bỏ qua Vietlink Event. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ tận tình và kịp thời nhất.

Đọc thêm nhiều bài viết hướng dẫn tại: https://vietlinkevent.vn/dich-vu-to-chuc-su-kien/