Kế hoạch tổ chức sự kiện chặt chẽ là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu để bất cứ một sự kiện nào của doanh nghiệp có thể diễn ra thành công tốt đẹp. Tất nhiên, tổ chức hội nghị khách hàng cũng nằm trong số đó. Trong tổ chức sự kiện này thì việc in thiệp mời hội nghị khách hàng cũng là khâu không thể thiếu.
Thiệp mời được ví như bộ mặt của hội nghị, sự kiện, thể hiện hình ảnh của doanh nghiệp, công ty. Không chỉ vậy, thiệp mời này còn tác động trực tiếp đến quyết định của người nhận. Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư về thiết kế, in ấn mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng sao cho đẹp mắt, ấn tượng nhất.
Lựa chọn in thiệp mời phù hợp sẽ góp phần giúp sự kiện được tổ chức diễn ra xuyên suốt, thành công tốt đẹp. Thiệp mời hội nghị khách hàng cần phải đảm bảo các yếu tố về nội dung, kích thước, chất liệu và cả thiết kế ở bên trong lẫn bên ngoài.
1. Nội dung thiệp mời hội nghị khách hàng
Nội dung chính là tất cả những gì thông qua thiệp mời hội nghị mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến các đối tác, khách hàng…Trong nội dung của thiệp mời này sẽ có các nội dung mang tính bắt buộc và không bắt buộc.
Các nội dung bắt buộc
Đây là phần nội dung mang tính bắt buộc tức là không thể cắt bớt và cũng không được lược bỏ. Trong thiệp mời này sẽ bắt buộc phải ghi các nội dung sau:
- Phần tiêu đề: Thư mời.
- Tên người nhận : Ông/bà…
- Mục đích: Đến tham dự hội nghị khách hàng.
- Thời gian: Vào lúc …
- Địa điểm: Tại địa điểm…
- Lời cảm ơn: Chúng tôi xin chân thành cảm ơn…
- Con dấu và chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, công ty.
Các nội dung bổ sung
Ngoài các nội dung mang tính bắt buộc thì bạn hoàn toàn có thể tùy ý thêm bớt các nội dung không bắt buộc. Thông thường sẽ có thêm các nội dung phụ trong mẫu thư mời hội nghị khách hàng để giúp khách mời có thể nắm bắt được đầy đủ các thông tin mà ban tổ chức hướng đến.
Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm một vài nội dung trong thiệp mời này:
- Giới thiệu khái quát về công ty
- Mục đích của hội nghị
- Quy mô của hội nghị
- Các hoạt động chính trong hội nghị khách hàng
- Một vài lưu ý khi tham gia hội nghị
- Có thể có thêm bản đồ thu nhỏ để khách mời có thể dễ dàng tìm được nơi tổ chức hội nghị hoặc địa điểm của công ty,…
Có thể bạn quan tâm:
- Hội nghị tri ân khách hàng là gì?
- Bài phát biểu tại hội nghị khách hàng
- Chương trình hội thảo mẫu
- Các bước tổ chức hội nghị khách hàng
2. Cách thiết kế mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng
Bản thân thiệp mời cũng đã tạo cho người nhận thiệp cảm thấy được trân trọng. Tuy nhiên, thiệp mời truyền thống không có sức hút bằng một chiếc thiệp mời bắt mắt, độc đáo, sáng tạo. Thiệp mời ấn tượng, có sức thu hút sẽ giúp thông điệp của bạn được truyền tải xa hơn.
2.1. Thiết kế bên ngoài
Điều hấp dẫn chúng ta đầu tiên luôn là hình ảnh và tất nhiên khi nhận thiệp mời khách hàng cũng sẽ có ấn tượng tốt hay không chính là ở hình thức – thiết kế bên ngoài của thiệp mời hội nghị. Do đó, khâu quan trọng nhất đối với thư mời hội nghị đó chính là thiết kế bên ngoài.
Các yếu tố mà thiết kế bên ngoài của thiệp mời hội nghị khách hàng cần đảm bảo đó là:
- Thiệp mời phải có thiết kế dễ nhận diện, sao cho chỉ cần nhìn bên ngoài đã có thể biết đó là mời đến dự sự kiện hội nghị khách hàng
- Tên hội nghị cần phải in đậm
- Tuyệt đối không sử dụng quá nhiều phông chữ vì sẽ gây rối mắt và mất thẩm mỹ
- Đảm bảo các chi tiết, hình ảnh phải rõ ràng, đẹp mắt và kèm thêm hình ảnh đặc trưng biểu tượng của doanh nghiệp
- Thiệp mời cần thiết kế màu sắc chủ đạo sao cho phù hợp với sự kiện của doanh nghiệp
- Phải dựa vào đối tượng của doanh nghiệp là ai và lựa chọn kiểu thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng phù hợp.
2.2. Thiết kế bên trong
Các thông tin quan trọng mà doanh nghiệp muốn cung cấp cho khách mời sẽ được in ở mặt bên trong thiệp. Vì thế, thiết kế bên trong của thư mời sự kiện cũng rất quan trọng.
Hơn nữa, cần phải đảm bảo một số yêu cầu nhất định khi thiết kế mặt bên trong thiệp mời hội nghị khách hàng như:
- Đảm bảo đầy đủ các thông tin và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý
- Thiết kế phông chữ khác nhau để khách mời có thể ghi nhớ các thông tin chính một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, cũng đừng lạm dụng quá nhiều phông chữ. Cần đảm bảo phông chữ được căn chỉnh cân đối, rõ ràng.
- Để làm nổi bật lên nội dung ghi trên thiệp mời cần phải có màu sắc phù hợp. Chú ý cho màu sắc bên trong thiệp mời nhẹ nhàng hơn so với màu sắc bên ngoài.
- Các chi tiết, hình ảnh rõ ràng và đẹp mắt.
3. Chất liệu và kích thước mẫu thiệp mời
Trong việc thiết kế và tạo nên các tấm thiệp mời hội nghị khách hàng đẹp, ấn tượng thì việc lựa chọn chất liệu và kích thước phù hợp cũng là vấn đề cốt yếu cần phải quan tâm.
3.1. Chất liệu
Chất liệu in thiệp mời là yếu quyết định phần lớn chi phí in ấn và nó cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, bộ mặt của chính doanh nghiệp. Các doanh nghiệp tùy vào tài chính, mong muốn cũng như ý tưởng để lựa chọn chất liệu giấy in thư mời hội nghị khách hàng phù hợp.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường hay sử dụng nhiều nhất các loại giấy in sau:
Giấy Couche
- Định lượng thường vào khoảng 80-350g/m2.
- Loại giấy này có bề mặt mịn, láng bóng, in sáng và bắt mắt
- Độ cứng cao, chắc chắn mang đến hiệu ứng ấn tượng và thích hợp với nhiều công nghệ in khác nhau.
Giấy Bristol
- Định lượng thường ở mức 230 – 350g/m2.
- Đây là loại giấy bìa không được tráng phủ, nổi bật với 2 mặt tráng láng trắng mang đến hiệu quả in ấn cao.
- Độ bám mực của loại giấy này rất tốt, độ bóng, mịn cao nên hoàn toàn thích hợp để in thư mời sự kiện, giấy mời, tờ rơi, phong bì,..
Giấy Crystal
- Crystal là loại giấy láng bóng, tựa như phủ một lớp keo bóng
- Một mặt là giấy nhám nên giấy Crystal sẽ không tốt bằng các loại giấy có cả hai mặt đều nhẵn, mịn
Giấy Ford
- Thông thường định lượng là 70-80-90g/m2, là loại giấy A4 văn phòng được dùng phổ biến
- Giấy Ford thường được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để in thiệp mời trong các sự kiện có quy mô trung bình.
- Loại giấy này nổi bật với bề nhám cùng khả năng bám mực cực tốt. Do đó, sử dụng giấy Ford để thiết kế giấy mời đẹp mặt cũng tạo cho khách mời những ấn tượng tốt đẹp.
- So với giấy Couche, Bristol thì Ford không cao cấp bằng nhưng cũng rất được ưa chuộng.
Giấy mỹ thuật
Tuy giấy Couche, giấy Bristol và giấy Ford thường được lựa chọn để in các mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng. Nhưng ở các sự kiện quan trọng, doanh nghiệp muốn thể hiện đẳng cấp của mình thì nên ưu tiên lựa chọn giấy mỹ thuật cao cấp.
Loại giấy này rất đa dạng như: giấy mỹ thuật có họa tiết chìm, có gân, vân, không mùi hay có mùi thơm đặc biệt,..Tất cả đều giúp thể hiện đẳng cấp, sang trọng cũng như nâng tầm giá trị của sự kiện.
3.2. Kích thước
Kích thước thiệp mời ở các sự kiện khác nhau cũng có sự khác nhau. Thiệp mời sẽ trở nên đẹp và ấn tượng hơn nhiều khi lựa chọn được kích thước phù hợp.
Tùy theo mong muốn thiệp mời có thể thoải mái điều chỉnh kích thước. Thông thường, các mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng sẽ dùng kích thước vừa phải và tờ A4 là kích thước lớn nhất. Về cơ bản, khổ A3 thường là kích thước thiệp mời sử dụng phổ biến hiện nay.
Các sự kiện hiện nay thường sử dụng các loại kích thước thiệp mời như: 9,5cm x 22cm, 10cm x 28cm, 10cm x 42cm, 12cm x 17cm, 15cm x 15cm, 15cm x 40cm,…
Với những chia sẻ ở trên hy vọng bạn đã tìm được cách thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng hiệu quả, bắt mắt và thu hút người nhìn. Nếu bạn đang mong muốn tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ tổ chức các hội thảo, sự kiện chuyên nghiệp, uy tín đừng bỏ qua Vietlink Event. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tận tình!
Tham khảo ngay dịch vụ tổ chức sự kiện tại: https://vietlinkevent.vn/dich-vu-to-chuc-su-kien/
