Tổ chức một chương trình hội nghị thành công không hề dễ dàng. Đừng bỏ qua 7 bước chuẩn nhất trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng dưới đây.
Hội thảo hay hội nghị là sự kiện vô cùng phổ biến hiện nay. Mỗi hội nghị phục vụ cho một mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Khi tổ chức một hội nghị, người tổ chức cần chuẩn bị khá nhiều hạng mục để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Vậy tổ chức hội nghị như thế nào để thành công? Hãy tham khảo ngay các bước tổ chức hội nghị chuẩn nhất mà VIETLINK chia sẻ ngay sau đây.
1. Xác định chủ đề hội nghị
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị chính là xác định chủ đề rõ ràng và cụ thể. Chủ đề chương trình chính là cơ sở để lên kế hoạch và thực hiện các bước tiếp theo dễ dàng hơn. Đồng thời, việc xác định chủ đề trước khi tổ chức cũng giúp bạn có thể tổ chức hội nghị xoay quanh đó và tránh được tình trạng lạc đề.
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Xây dựng kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức hội nghị. Trong bản kế hoạch này, cần thể hiện được các yếu tố sau:
- Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị;
- Nghiên cứu đối tượng và lên danh sách khách mời tham dự hội nghị;
- Xây dựng nội dung chính sẽ truyền đạt trong chương trình và ước lượng thời gian chương trình cụ thể;
- Xây dựng ngân sách chi tiết cho việc tổ chức hội nghị;
- Xây dựng kịch bản chi tiết của hội nghị và dự trù phương án đối phó với những rủi ro có thể xảy ra.
Xác định địa điểm tổ chức
Sau khi có một kế hoạch đầy đủ, bước tiếp theo chính là xác định địa điểm tổ chức hội nghị. Thông thường, những hội nghị nhỏ sẽ được tổ chức ngay tại hội trường công ty. Tuy nhiên, một số hội nghị có quy mô lớn sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị.
Xác định thời gian tổ chức
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chính là xác định thời gian tổ chức. Việc xác định thời gian tổ chức hội nghị sẽ phụ thuộc khá nhiều vào đối tượng tham gia. Cần chọn thời gian để hầu hết các đối tượng khách mời có thể tham dự hội nghị. Phần lớn các hội nghị sẽ được tổ chức vào cuối tuần.
Có thể bạn quan tâm:
Chuẩn bị tổ chức hội nghị
Sau tất cả các bước trên, chúng ta sẽ tiến vào giai đoạn chuẩn bị tiến hành hội nghị. Các công việc cần chuẩn bị là: Set up không gian tổ chức, chuẩn bị các dịch vụ ăn uống kèm theo, truyền thông sự kiện, in tài liệu cho khách mời,…
Tiến hành tổ chức hội nghị
Như vậy, với 5 bước trên bạn đã gần như hoàn thành một quy trình cách thức tổ chức hội nghị. Chúng ta sẽ tiến vào nội dung chính, đó là tổ chức hội nghị. Trong khi tổ chức, cần đón tiếp khách mời chu đáo và sắp xếp vị trí hợp lý. Đặc biệt, cần điều phối hội nghị diễn ra theo đúng kịch bản và khắc phục kịp thời những sự cố phát sinh.
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện Vietlink Event
Kết thúc chương trình
Cuối cùng, có thể tặng quà cho khách mời tham dự hội nghị. Đừng quên gửi kèm tài liệu để khách mời có thể nghiên cứu khi về nhà. Đánh giá nội dung và rút kinh nghiệm để có thể tổ chức hội nghị thành công hơn cho lần sau.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành quy trình tổ chức hội nghị chuẩn nhất. Việc tổ chức sự kiện theo một quy trình cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức. Đồng thời, hạn chế được các rủi ro có thể phát sinh trong khi tổ chức hội nghị. Để có một hội nghị thành công nhất, hãy liên hệ ngay với VIETLINK để được tư vấn nhiều hơn nữa nhé.
Xem thêm nhiều bài viết cùng chủ đề tại: https://vietlinkevent.vn/hoi-nghi-hoi-thao/
CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP THỊ TRUYỀN THÔNG VIETLINK
- Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM
- Văn phòng đại diện: số 5B, Phổ Quang, phường 2, Quận Tân Bình, TP.HCM
- Xưởng sản xuất: 93 đường TTN 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất, Quận 12, TP.HCM
- Email: info@vietlinkmedia.com
- Hotline : 0938 267 287 – Ms Hoa
- Fanpage: https://www.facebook.com/vietlinkevent/
